سند القبض مستند يثبت أن منشأتك استلمت مبلغًا من عميل أو من أي طرف آخر، وسند الصرف مستند يثبت أنها دفعت مبلغًا ويوثق من اعتمد الدفع. ومعًا يشكلان الأثر المستندي خلف كل حركة نقدية أو بنكية في دفاترك. السند السليم مرقم بتسلسل لا ينقطع، ويذكر المبلغ بالأرقام والحروف، واسم الطرف الآخر وسبب الحركة، ويحمل التوقيعات المطلوبة. ولا يعد أي منهما فاتورة ضريبية، ولا يغني عن مستندات الفوترة الإلكترونية التي تطلبها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما سند القبض ومتى يصدر
يصدر سند القبض في كل مرة يدخل فيها مال إلى المنشأة، أيًّا كانت الطريقة: نقدًا عند الصندوق، أو بشيك، أو بتحويل بنكي من العميل. يحتفظ العميل بالأصل دليلًا على السداد، وتحتفظ المنشأة بالنسخة أو بالسجل في النظام سندًا للقيد في دفاترها.
والسند يحمي الطرفين: العميل يثبت أنه سدد رصيدًا معينًا، والمنشأة تثبت الفاتورة التي خصمت منها المبلغ. ومن دونه تتحول الخلافات حول من دفع وكم دفع إلى جدل يعتمد على الذاكرة وكشوف الحساب.
ومن الحالات المعتادة لإصداره:
- سداد عميل لفاتورة واحدة أو لعدة فواتير.
- دفعة مقدمة أو عربون قبل التوريد أو قبل بدء العمل.
- تأمين مسترد يدفعه عميل أو مستأجر.
- مبلغ يعيده مورد إلى المنشأة.
- مبلغ نقدي يضخه الشريك أو المالك في المنشأة.
- بيع أصل مستعمل مثل سيارة أو معدة.
ما سند الصرف ولماذا يحتاج إلى اعتماد
سند الصرف في الأساس أداة رقابة داخلية. يُعَدّ قبل خروج المال من المنشأة، ويبين الغرض من الدفع، ويعتمده شخص غير الذي أعدّه. وإذا كان الدفع نقدًا وقّع المستلم على السند بما يفيد استلامه المبلغ.
أرفق به المستندات المؤيدة: الفاتورة الضريبية من المورد، وأمر الشراء، ومحضر الاستلام أو إشعار التسليم، أو عقد الخدمة الموقع، أو مطالبة المصروفات المعتمدة. فسند الصرف الذي لا يستند إلى شيء هو أول ما يسأل عنه المراجع الخارجي أو المدير المالي الجديد.
ومن استخداماته المعتادة: سداد الموردين، ومصروفات العهدة النقدية، وسلف الموظفين وتعويض مصروفاتهم، والإيجار، والرسوم الحكومية التي تُدفع باسم المنشأة، ومسحوبات الشركاء.
الحقول التي يجب أن يتضمنها النموذج
سواء استخدمت دفترًا مطبوعًا أو جدول بيانات أو نظامًا محاسبيًا، فالنموذج السليم يتكون من ثلاثة أجزاء.
رأس السند
- اسم المنشأة وشعارها، ورقم السجل التجاري، والرقم الضريبي إن كانت مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، والعنوان.
- نوع السند بوضوح: «سند قبض» أو «سند صرف».
- رقم تسلسلي مطبوع مسبقًا أو يولّده النظام بتسلسل صارم.
- التاريخ.
متن السند
- اسم الدافع في سند القبض، أو اسم المستفيد في سند الصرف.
- المبلغ بالأرقام وبالحروف مع ذكر العملة.
- طريقة الدفع: نقدًا، أو بشيك مع رقمه واسم البنك وتاريخ استحقاقه، أو بتحويل مع مرجعه البنكي.
- البيان: أرقام الفواتير المسددة، أو الدفعة المقدمة، أو التأمين، أو طبيعة المصروف.
- الحساب ومركز التكلفة اللذان يُقيد عليهما المبلغ، وهو حقل داخلي في الغالب.
ذيل السند
- اسم من أعدّ السند وتوقيعه.
- اعتماد المسؤول المخول في سند الصرف.
- توقيع من استلم المال: أمين الصندوق في سند القبض، والمستفيد في سند الصرف النقدي.
- ختم المنشأة إن كانت ممارستكم تعتمد عليه.
- في السند الملغى: عبارة «ملغى» واضحة، مع الاحتفاظ بالأصل وكل النسخ في الملف.
اطبع سندات القبض من نسختين على الأقل، أو أصدرها من النظام وأرسل نسخة إلى العميل. ولا تترك خانة المبلغ بالحروف فارغة أبدًا، فهي التي تمنع أي شخص من إضافة رقم إلى المبلغ لاحقًا.
كيف يدخل السندان في الدفاتر
كل سند يتحول إلى قيد يومية. وهذه المعالجة المعتادة:
- تحصيل من عميل مقابل فاتورة: الصندوق أو البنك مدين، وحساب العميل دائن.
- دفعة مقدمة من عميل: الصندوق أو البنك مدين، وحساب الدفعات المقدمة من العملاء دائن، وهو التزام يبقى حتى يُنفذ العمل وتصدر الفاتورة.
- شيك مستلم لم يُحصّل بعد: تسجله شركات كثيرة في حساب شيكات برسم التحصيل، ثم تنقله إلى البنك عند صرفه.
- سداد لمورد: حساب المورد مدين، والصندوق أو البنك دائن.
- مصروف من العهدة النقدية: حساب المصروف مدين، والعهدة دائنة، وتُراجع سندات أمين العهدة قبل تعويضها.
يُكتب رقم السند في قيد اليومية، ويُكتب رقم القيد على السند أو في سجله بالنظام. وهذا الربط في الاتجاهين هو مسار المراجعة: يستطيع أي مراجع أن يبدأ من حركة في كشف البنك أو من مصروف في الحسابات ويصل إلى المستند والاعتماد الذي خلفه.
وثلاثة إجراءات تحفظ سلامة هذا المسار:
- جرد يومي للنقدية ومطابقته مع سندات القبض والصرف لذلك اليوم.
- تسوية بنكية شهرية تربط كل تحويل بسند.
- فحص التسلسل بحثًا عن أرقام مفقودة، مع تفسير كل رقم مفقود أو ملغى.
السندات الإلكترونية والفوترة الإلكترونية
تصدر أغلب الأنظمة المحاسبية اليوم السندين إلكترونيًا: ترقيم تلقائي، واعتماد عبر مسار موافقات، وإرسال إلى العميل بالبريد أو الرسائل. وهذا أفضل من الورق في الغالب، بشرط أن يمنع النظام تعديل السند بعد اعتماده، وأن يحتفظ بسجل يبين من غيّر ماذا ومتى، وأن يحفظ صور المستندات المؤيدة مع السند.
افصل بوضوح بين السندات والفوترة الإلكترونية. فمتطلبات الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تخص الفواتير الضريبية والفواتير الضريبية المبسطة وإشعارات الدائن والمدين. أما سند القبض فإثبات سداد وليس واحدًا من هذه المستندات، فلا يحل محل الفاتورة، ولا يُعامل معاملتها في نظام الفوترة لديك.
وانتبه إلى الدفعات المقدمة. ففي ضريبة القيمة المضافة قد تستحق الضريبة على المبلغ المقدم عند استلامه، وقد يستلزم ذلك إصدار فاتورة ضريبية في حينه، لا الاكتفاء بسند قبض. وتوضح إرشادات الهيئة المنشورة متى ينطبق ذلك.
واحتفظ بالسندات ومستنداتها المؤيدة طوال مدة الحفظ المقررة للدفاتر التجارية وللسجلات الضريبية، وتنشر وزارة التجارة والهيئة هذه المتطلبات. وإذا كان الحفظ إلكترونيًا فتأكد أن النسخ تبقى كاملة ومقروءة ويسهل استرجاعها طوال تلك المدة.
أخطاء شائعة
- ترقيم يبدأ من جديد كل سنة أو في كل فرع دون رمز يميزه، فيحمل سندان الرقم نفسه.
- اختلاف المبلغ بالأرقام عن المبلغ بالحروف.
- صرف نقدي دون توقيع من استلم المبلغ.
- شخص واحد يُعِدّ السند ويعتمده ويدفع المبلغ.
- كتابة السندات بعد أيام اعتمادًا على الذاكرة وبتاريخ غير صحيح.
- معاملة سند القبض كأنه فاتورة ضريبية، أو إغفال الضريبة على الدفعة المقدمة.
- تمزيق السندات التالفة بدل التأشير عليها بالإلغاء والاحتفاظ بها.
- صرف الرواتب نقدًا بسندات صرف، بينما ينبغي أن تُدفع عبر البنك وأن تُرفع بياناتها لحماية الأجور في منصة مدد.
- استخدام نموذج منزّل من الإنترنت لا يحمل بيانات المنشأة، أو قبول نموذج يعدّه العميل بدل سلسلة سنداتك الخاصة.
إذا كانت سنداتك وعهدك النقدية وتسوياتك البنكية لا تتطابق، يستطيع فريق المحاسبة في انوفانت أن يضع لك تسلسل السندات وحدود الاعتماد والإجراء الشهري الذي يربط بينها.
أسئلة شائعة
من أين أحصل على نموذج سند قبض؟
أي نموذج يصلح إذا احتوى الحقول المذكورة أعلاه، لكن الأفضل أن يصدر السند من نظامك المحاسبي. وإذا استخدمت دفاتر مطبوعة فاطلبها مرقمة مسبقًا من المطبعة، وسجّل نطاق الأرقام الذي تسلّمه لكل أمين صندوق.
هل سند القبض هو الفاتورة نفسها؟
لا. الفاتورة تبين ما بعته والضريبة المستحقة عليه، وسند القبض يؤكد استلام المال. ولأغراض ضريبة القيمة المضافة فالعبرة بالفاتورة.
هل نموذج سند لأمر هو سند الصرف؟
لا. السند لأمر ورقة تجارية: تعهد مكتوب وموقع وغير مشروط بدفع مبلغ محدد لشخص محدد عند الطلب أو في تاريخ معين. وهو ينشئ التزامًا نظاميًا قابلًا للتنفيذ، ولذلك يُحرَّر ويُوقَّع بعناية، وأصبح كثير منه يصدر إلكترونيًا. أما سند الصرف فيسجل دفعة اعتُمدت ونُفذت فقط.
هل يلزم ختم المنشأة على السند؟
التوقيعات والتسلسل المضبوط أهم من الختم. وما زالت شركات كثيرة تختم السندات بحكم العادة أو لأن البنوك أو العملاء يتوقعون ذلك. وإذا استخدمت الختم فاحفظه تحت الرقابة نفسها التي تحفظ بها دفاتر السندات.
هل أحتاج إلى سند قبض للتحويل البنكي؟
كشف البنك يبين وصول المال ولا يبين سببه. سجّل قبضًا في النظام يشير إلى مرجع التحويل والفواتير التي يسددها، وأرسل نسخة إلى العميل إذا طلبها.
اقرأ أيضاً: نموذج حضور وانصراف الموظفين Word: الحقول وطريقة الاستخدام
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
