البرنامج المحاسبي المناسب لمنشأتك في السعودية هو الذي يصدر فواتير إلكترونية تستوفي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وترتبط بمنصة فاتورة، ويُخرج إقرار ضريبة القيمة المضافة من القيود نفسها، ويعمل بالعربية عملًا سليمًا، ويناسب طريقتك في إدارة المخزون والرواتب، ويتيح لك تصدير بياناتك كاملة إذا قررت الانتقال يومًا ما. أما اسم البرنامج فيأتي بعد ذلك. يقارن أصحاب المنشآت عادة بين برامج مثل برنامج الأستاذ المحاسبي وأودو ودفترة وقيود وزوهو بوكس، وهذه القائمة تساعدك على اختبار أي منها وفق احتياجك أنت لا وفق العرض التسويقي.
ابدأ بمنشأتك لا باسم البرنامج
يبدأ كثيرون بالبحث عن اسم برنامج بعينه، وهذه بداية مقبولة، لكن منشأتين بالحجم نفسه قد تحتاجان نظامين مختلفين تمامًا. قبل أي عرض تجريبي، اكتب في صفحة واحدة:
- طبيعة نشاطك: خدمات فقط، أو بيع بضائع من المخزون، أو تصنيع وتجميع.
- عدد الفروع والمستودعات ونقاط البيع والكيانات القانونية التي تديرها.
- من سيستخدم النظام: المالك، أو محاسب واحد، أو فريق المبيعات، أو أمناء المستودعات، أو المراجع الخارجي.
- هل تصرف الرواتب بنفسك أم عبر مزود خارجي للرواتب.
- ما لديك اليوم: جداول بيانات، أو برنامج قديم مثبت على جهاز، أو لا شيء منظم أصلًا.
خذ هذه الصفحة معك إلى كل عرض تجريبي، واطلب من كل مورد أن يطبق حالاتك الفعلية أمامك، مثل بيع آجل يتبعه مرتجع أو تحويل بضاعة بين فرعين، بدلًا من عرض معد مسبقًا.
الفوترة الإلكترونية والربط مع منصة فاتورة
هذا هو معيار الفرز الأول. تُلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتيرها إلكترونيًا عبر حلول متوافقة، وتُدخل المنشآت في مرحلة الربط والتكامل مع منصة فاتورة على موجات تعلنها في موقعها. والبرنامج الذي لا يدعم ذلك سيضطرك إلى تغيير النظام لاحقًا.
لا تكتفِ بالكتيب التعريفي، واطلب من المورد أن يعرض أمامك على حساب تجريبي:
- ربط جهاز أو فرع بمنصة فاتورة، وما الذي يحدث عند إضافة فرع جديد.
- إصدار فاتورة ضريبية لعميل من المنشآت تُرسل إلى المنصة لاعتمادها قبل وصولها إلى المشتري، وفاتورة ضريبية مبسطة لمستهلك فرد تُبلَّغ إلى المنصة بعد إصدارها.
- رمز الاستجابة السريعة والختم التشفيري وتسلسل الفواتير على النسختين المطبوعة والإلكترونية.
- تصحيح الفاتورة بإشعار دائن أو مدين، لأن الحل المتوافق لا ينبغي أن يسمح بحذف فاتورة صادرة أو تعديلها بصمت.
- ما يفعله النظام عند انقطاع الاتصال بالمنصة، وكيف تظهر الفواتير المرفوضة للمحاسب.
تنشر الهيئة المتطلبات التفصيلية للفوترة الإلكترونية وأدلتها الفنية في موقعها الرسمي، واحتفظ بإجابات المورد المكتوبة في ملف الاختيار.
إقرار ضريبة القيمة المضافة والزكاة
ينبغي أن يُخرج البرنامج تقريرًا لضريبة القيمة المضافة يتبع بنود الإقرار الذي تقدمه للهيئة: المبيعات الخاضعة للنسبة الأساسية، والمبيعات الخاضعة للنسبة الصفرية والمعفاة، والمشتريات، والاستيرادات، والتصحيحات. وتأكد أن كل رقم في التقرير يمكن تتبعه إلى الفواتير التي تقف خلفه، فهذا ما سيُطلب منك عند أي مراجعة. واسأل كيف يعالج النظام الإشعارات الدائنة الخاصة بفترات سابقة، والخدمات المستوردة الخاضعة لآلية الاحتساب العكسي، وتوزيع ضريبة المدخلات إذا كان نشاطك يحتاج إلى ذلك.
أما الزكاة فلا يوجد برنامج يقدم الإقرار نيابة عنك، لكن دليل الحسابات المنظم يسهل العمل: اجعل الأصول الثابتة والقروض طويلة الأجل والمخصصات والاستثمارات في حسابات منفصلة وواضحة الأسماء من اليوم الأول.
الواجهة والتقارير باللغة العربية
تقضي قواعد الهيئة بأن تكون الفاتورة الضريبية باللغة العربية، ويجوز أن تظهر بجانبها لغة أخرى. ويفضل كثير من الفرق المالية أيضًا العمل اليومي بالعربية. افحص ما هو أبعد من القوائم والأزرار:
- طباعة الفواتير وعروض الأسعار وكشوف الحساب بالعربية من اليمين إلى اليسار طباعة سليمة، مع بيانات السجل التجاري والرقم الضريبي.
- توفر القوائم المالية وميزان المراجعة بالعربية للبنك والمراجع وإقرار الزكاة.
- قبول أسماء العملاء والأصناف بالعربية، وسهولة البحث بها وبالإنجليزية.
- التاريخان الهجري والميلادي إذا كانت عقودك تستخدمهما.
المخزون ومراكز التكلفة والفروع
إذا كانت لديك بضاعة، فالمخزون هو الموضع الذي تتعثر فيه البرامج الرخيصة عادة. اطلب من المورد أن يعرض أمامك:
- طريقة تسعير المخزون، مثل المتوسط المرجح، وكيف تُحدَّث التكلفة إذا وصلت فاتورة الشراء بعد البضاعة.
- تعدد المستودعات والتحويل بينها، والجرد الفعلي وقيود تسوية الفروقات.
- وحدات القياس (الكرتون والحبة)، والأرقام التسلسلية أو أرقام التشغيلات، وتواريخ الانتهاء إذا كنت تبيع أغذية أو أدوية أو مستحضرات تجميل.
- مراكز التكلفة أو المشاريع، حتى يكون لكل فرع أو عقد أو قسم ربحه وخسارته.
أما شركات الخدمات فتركيزها الأهم على مراكز التكلفة وفوترة المشاريع والفواتير المتكررة.
الرواتب وملفات منصة مدد
تمر الرواتب في السعودية بأكثر من منصة: يُتابَع صرف الأجور ضمن برنامج حماية الأجور وتُرفع ملفاتها عادة عبر منصة مدد، وتُوثَّق عقود العمل في منصة قوى، وتُسدَّد اشتراكات التأمينات للمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية. فإذا كان البرنامج المحاسبي يشمل الرواتب، فاسأل:
- هل يُخرج ملف الأجور بالصيغة التي تقبلها منصة مدد، أو يرتبط بها مباشرة؟
- هل يمكن مطابقة الرواتب والبدلات والاستقطاعات مع ما هو مسجل في التأمينات الاجتماعية وفي منصة قوى؟
- كيف يحتسب مخصص مكافأة نهاية الخدمة وفق نظام العمل ويقيده في الدفاتر كل شهر؟
- كيف يعالج الإجازات والعمل الإضافي وسلف الموظفين والتسويات النهائية؟
وإذا كانت وحدة الرواتب ضعيفة، فلا بأس بنظام رواتب مستقل يرحّل قيدًا واحدًا إلى الدفاتر كل شهر.
سحابي أم مثبت على الأجهزة
البرامج السحابية تعمل من المتصفح، ويحدّثها المورد، وتتيح العمل من أي فرع. أما البرامج المثبتة على خادمك فتُبقي البيانات لديك، وقد تناسب مواقع ضعيفة الاتصال أو منشآت ذات سياسات داخلية صارمة. وفي الحالتين يجب أن يتصل النظام بمنصة فاتورة، فالبرنامج المكتبي يحتاج اتصالًا موثوقًا هو الآخر. واسأل أين تُخزَّن البيانات، وبأي تكرار تُنسخ احتياطيًا، وكم يستغرق استرجاعها كاملة.
المستخدمون والصلاحيات وسجل التعديلات
امنح كل شخص اسم دخول خاصًا به. النظام الجيد يتيح لك تحديد من ينشئ الفواتير، ومن يعتمد المدفوعات، ومن يطّلع على الرواتب، ومن يقفل الفترات، ويحتفظ بسجل يبين من غيّر ماذا ومتى. وأقفل كل فترة سابقة بعد تقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة عنها، حتى لا يمكن تعديلها.
الدعم وتصدير البيانات والتكلفة الحقيقية
يبحث كثيرون عن برنامج محاسبي رخيص، لكن رسوم الاشتراك ليست إلا جزءًا من التكلفة. اطلب عرض سعر مكتوبًا يغطي:
- السعر لكل مستخدم أو لكل فرع، وما يحدث عند إضافة المزيد.
- الوحدات التي تُباع منفصلة: الفوترة الإلكترونية، والمخزون، والرواتب، ونقاط البيع.
- الإعداد ونقل البيانات والتدريب، ومن يتولى كل ذلك.
- الدعم داخل السعودية: هل هو بالعربية، وفي ساعات عملك، وبالهاتف أم بالتذاكر فقط.
- تصدير كل بياناتك، بما فيها دفتر الأستاذ العام والعملاء والموردون والأصناف والمرفقات، بصيغة قابلة للاستخدام إذا أوقفت الاشتراك.
والسعر المنخفض الذي يخفي غياب الفوترة الإلكترونية أو ضعف الدعم يكلف أكثر في النهاية.
نقل الأرصدة الافتتاحية
أيًّا كان اختيارك، فالانتقال نفسه هو المرحلة التي تبدأ منها أغلب الأخطاء. اختر تاريخ انتقال واضحًا، ويفضَّل أن يكون بداية شهر أو بداية سنتك المالية، وجهّز:
- ميزان مراجعة في تاريخ الانتقال، مراجعًا ومتفقًا عليه مع محاسبك أو مراجعك.
- فواتير العملاء المفتوحة وفواتير الموردين المفتوحة، كل فاتورة على حدة، حتى تعمل تقارير أعمار الديون من اليوم الأول.
- أرصدة البنوك مطابقة لكشوف الحساب في ذلك التاريخ.
- كميات المخزون وتكلفتها لكل مستودع، مأخوذة من جرد فعلي.
- سجل الأصول الثابتة بالتكلفة والاستهلاك المتراكم لكل أصل.
- الأرصدة المستحقة للهيئة وللتأمينات الاجتماعية وللموظفين أو عليهم، بما فيها مخصص نهاية الخدمة.
بعد التحميل، تأكد أن ميزان المراجعة في النظام الجديد يطابق القديم بندًا بندًا قبل إصدار أول فاتورة.
أخطاء شائعة
- الاختيار على أساس السعر أو نصيحة صديق دون عرض تجريبي لحالاتك أنت.
- قبول وعد بالربط مع منصة فاتورة دون رؤيته يعمل فعلًا.
- نقل دليل حسابات قديم وغير منظم كما هو إلى النظام الجديد.
- تشغيل النظامين القديم والجديد معًا مدة طويلة، فلا يكتمل أي منهما.
- منح جميع المستخدمين صلاحيات كاملة.
- عدم التحقق قبل التوقيع من طريقة الخروج من البرنامج وتصدير البيانات.
أسئلة شائعة
أيهما أفضل: الأستاذ أم أودو أم دفترة أم قيود أم زوهو بوكس؟
لا توجد إجابة واحدة تناسب كل المنشآت، فالاختيار الصحيح يعتمد على نشاطك وحجمك وفريقك. اختبر كل برنامج مرشح وفق القائمة أعلاه، وتحقق من وضعه الحالي في الفوترة الإلكترونية لدى المورد ومقارنة بالمتطلبات التي تنشرها الهيئة.
هل يوجد برنامج محاسبي رخيص ومتوافق في الوقت نفسه؟
توجد باقات منخفضة التكلفة للمنشآت الصغيرة. المهم أن تشمل الباقة التي تشتريها الفوترة الإلكترونية المرتبطة بمنصة فاتورة والتقارير التي تحتاجها.
هل يمكنني الاستمرار في مسك الدفاتر على جداول البيانات؟
جداول البيانات لا تصدر فواتير إلكترونية متوافقة، ويصعب تدقيقها. والمنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تحتاج حلًا متوافقًا للفوترة الإلكترونية. يمكن أن تبقى الجداول للتحليل، لا سجلًا محاسبيًا للمنشأة.
هل أحتاج إلى محاسب إذا اشتريت برنامجًا؟
نعم. البرنامج يسجل العمليات، لكنه لا يقرر كيف تُصنَّف، ولا يراجع موقفك الضريبي، ولا يعد إقرار الزكاة. وكثير من المنشآت الصغيرة تستعين بمحاسب خارجي يعمل داخل نظامها.
من يمكنه مساعدتنا في الاختيار والإعداد؟
يستطيع مستشار محاسبي أن يكتب متطلباتك، ويحضر العروض التجريبية معك، ويشرف على نقل الأرصدة الافتتاحية. ويساعد فريق المحاسبة في انوفانت المنشآت في السعودية في هذا النوع من الاختيار والإعداد.
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
