تستطيع المستشفيات والمجمعات الطبية والمختبرات وغيرها من منشآت الرعاية الصحية في السعودية خفض تكاليفها بأمان إذا عملت على البنود التي لا تمس جودة الرعاية: ما تشتريه وطريقة شرائه، والمخزون الذي تنتهي صلاحيته على الرفوف، وجداول المناوبات التي لا تطابق تدفق المرضى، ومطالبات التأمين المرفوضة أو المتأخرة، والأجهزة والطاقة، والخدمات غير السريرية. ابدأ بتحصين سلامة المرضى والكوادر المرخصة ومكافحة العدوى، ثم انتقل إلى تلك البنود واحدًا بعد الآخر اعتمادًا على بيانات فعلية. وأدِر المخاطر بالطريقة نفسها: حدّد الخدمات التي لا يجوز أن تتوقف، وتأكد أن لكل منها بديلًا مجرّبًا.
هذا الدليل موجّه إلى ملاك منشآت القطاع الصحي الخاص ومديريها العامين ومديريها الماليين ومسؤولي التشغيل فيها، ويطبّق النصائح العامة لهذه السلسلة على قطاع الرعاية الصحية تحديدًا. أما المنهج الأشمل فتجده في دليلنا عن خفض التكاليف التشغيلية في الشركات السعودية.
اعرف بنود تكاليفك قبل أن تخفضها
تختلف تكاليف المنشأة الصحية عن معظم الأنشطة الأخرى، فجزء كبير منها ثابت: كوادر مرخصة يجب أن تكون في مناوباتها سواء امتلأت قاعة الانتظار أو خلت، ومبانٍ يجب أن تبقى مبرّدة ومهوّاة ليلًا ونهارًا، وأجهزة تحتاج إلى صيانة سواء استُخدمت أم لا. لذلك يأتي التوفير من مواءمة الموارد مع الطلب ومن سد مواضع التسرب أكثر مما يأتي من الخفض المباشر.
ابدأ بخريطة بسيطة توضح أين يذهب المال ومن المسؤول عن كل بند:
- الكوادر السريرية: الأطباء والتمريض والصيادلة والفنيون والتخصصات الصحية المساندة، بما في ذلك العمل الإضافي والمناوبات عند الطلب والتغطية المؤقتة.
- الكوادر غير السريرية: الاستقبال والفوترة والإدارة والنظافة والأمن والصيانة.
- المستلزمات الطبية والأدوية: المستهلكات والزرعات والكواشف والأدوية والغازات الطبية.
- الأجهزة: الاستهلاك أو الإيجار، وعقود الخدمة، وقطع الغيار، والمعايرة.
- المرافق: الإيجار والطاقة والمياه والنظافة والمغسلة والتغذية والنفايات الطبية.
- تسرب الإيرادات: المطالبات المرفوضة، والخدمات التي لم تُفوتَر، والخصومات الممنوحة دون صلاحية، والذمم التي تتقادم حتى يصعب تحصيلها.
ثم احسب التكلفة لكل وحدة نشاط في كل قسم، مثل تكلفة زيارة العيادات الخارجية أو يوم التنويم أو الفحص المخبري. والقسم الذي ترتفع تكلفة الزيارة فيه بينما يبقى حجم العمل ثابتًا هو أول ما تنظر إليه. وكثيرًا ما يختبئ تسرب الإيرادات خلف أرقام نشاط جيدة، فضعه في الصفحة نفسها مع التكاليف.
ما لا يجوز خفضه أبدًا: سلامة المرضى والامتثال
قبل أي قرار يخص التكاليف، اتفقوا كتابةً على البنود الممنوع المساس بها؛ فالتوفير الذي يضر مريضًا أو يُسقط المنشأة في تفتيش أو يُفقدها اعتمادها يكلّف أضعاف ما يوفّره. واحمِ على الأقل ما يلي:
- الكوادر المرخصة: مستوى التوظيف الذي يتطلبه ترخيص وزارة الصحة والخدمات التي تقدمها، والتسجيل المهني الساري لكل ممارس لدى الهيئة السعودية للتخصصات الصحية، بمن فيهم المؤقتون والمتعاقدون لفترات قصيرة.
- الوقاية من العدوى ومكافحتها: مستلزمات نظافة الأيدي، والتعقيم، ومعايير التنظيف، وإجراءات العزل، والفريق الذي يتولاها.
- الأدوية وسلسلة التبريد: التخزين الصحيح، ومراقبة درجات الحرارة، وضوابط الأدوية عالية الخطورة والأدوية الخاضعة للرقابة.
- صيانة الأجهزة الحرجة وأجهزة دعم الحياة ومعايرتها.
- أعمال الجودة والاعتماد، ومنها معايير المركز السعودي لاعتماد المنشآت الصحية «سباهي» إذا كانت منشأتك معتمدة أو تسعى إلى الاعتماد.
- السجلات الطبية وبيانات المرضى، مكتملة ومحمية وفق الأنظمة الصحية ونظام حماية البيانات الشخصية.
- الإبلاغ عن الحوادث والتدريب، حتى تظهر المشكلات مبكرًا.
وكل تغيير يمس الموظفين يحتاج إلى عناية خاصة؛ فتعديل أجر الموظف أو ساعات عمله أو نمط عمله يتطلب موافقته الكتابية ويجب أن يتوافق مع نظام العمل وأنظمة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. لا تخفض الأجور، ولا تفرض إجازات غير مدفوعة، ولا تنهِ العقود من طرف واحد بهدف التوفير، واعرض حالتك المحددة على محامٍ قبل أي خطوة.
المستلزمات الطبية والمشتريات
تأتي المستلزمات والأدوية عادة بعد الكوادر في ترتيب التكاليف القابلة للتحكم. ومعظم الهدر ينتج عن كثرة الأصناف المتشابهة، والشراء بطلبات صغيرة عاجلة، وأسعار لم يُعَد التفاوض عليها منذ مدة طويلة.
وحّد ما تشتريه
شكّل لجنة صغيرة لمراجعة الأصناف تضم أعضاء من الفريق السريري والمشتريات، على غرار لجنة الصيدلة والعلاجات التي تدير قائمة الأدوية. ومهمتها الاتفاق على قائمة موحدة من المستهلكات والزرعات حيث تتقارب النتائج السريرية، حتى تشتري أصنافًا أقل بكميات أكبر. القرار السريري يقوده الأطباء، والمشتريات تقدم الأسعار وبيانات الموردين، وأي تغيير لا يقتنع به الأطباء لن يصمد.
اشترِ بذكاء لا بأرخص سعر فقط
- ركّز إنفاقك على عدد أقل من الموردين في كل فئة، وتفاوض على اتفاقيات سنوية بأسعار ومواعيد توريد وشروط إرجاع متفق عليها.
- قارن التكلفة الكلية لا سعر الوحدة وحده: انتظام التوريد، والحد الأدنى للطلب، وشروط السداد، والتدريب، وخدمة ما بعد البيع.
- اسأل عن مخزون الأمانة للزرعات والأجهزة عالية القيمة، بحيث تدفع عند الاستخدام لا عند الاستلام.
- اشترِ بالاشتراك مع منشآت أخرى في مجموعتك أو مع منشآت نظيرة في الأصناف الشائعة.
- ابحث عن المصنّعين المحليين للمستهلكات التي أصبحت تُصنَّع في المملكة؛ فقِصَر سلسلة التوريد يقلل خطر تأخر الشحن.
- تحقق من التسجيل: لا تشترِ إلا أدوية وأجهزة مسجلة أو مأذونًا بها لدى الهيئة العامة للغذاء والدواء حيث يُشترط ذلك، والتزم بتنبيهات السلامة وقرارات السحب الصادرة عنها.
كثير من الأجهزة والمستهلكات الطبية مستورد، ولذلك قد تُطيل الأزمات الإقليمية مدد الشحن وترفع تكاليف الشحن والتأمين. احتفظ للأصناف الحرجة بمصدرين معتمدين على الأقل، واعرف المدة التي يحتاجها كل منهما للتوريد. ويمكن لخدمة التوريد الاستراتيجي أن تساعد في تنظيم الفئات والمنافسات واتفاقيات الموردين.
المخزون وتواريخ الصلاحية وسلسلة التبريد
كل عبوة تُتلف لانتهاء صلاحيتها نقد ضائع، وكل نفاد لصنف حرج يعرّض المرضى للخطر ويدفع إلى شراء طارئ مكلف. والرقابة الجيدة على المخزون تقلل الأمرين معًا.
- اصرف الأقرب انتهاءً أولًا: خزّن واصرف حسب تاريخ الانتهاء لا تاريخ الوصول، وراجع الأصناف القريبة من الانتهاء وفق جدول ثابت.
- حدد حدًّا أدنى وحدًّا أعلى لكل صنف في كل مستودع بناءً على الاستهلاك الفعلي، وراجعها كلما تغيّر حجم النشاط.
- قلّص المخزون الجانبي في الأقسام والعيادات: المخزون المخفي في الأقسام كثيرًا ما تنتهي صلاحيته دون أن يراه أحد، والبديل تزويد دوري حتى مستويات متفق عليها.
- اتفق مع الموردين في العقد على إرجاع الأصناف القريبة من الانتهاء أو استبدالها، قبل أن تحتاج إلى ذلك.
- انقل الأصناف بطيئة الحركة بين الفروع داخل المجموعة قبل انتهاء صلاحيتها.
- راقب سلسلة التبريد للقاحات والإنسولين والأدوية الحيوية والكواشف، بتسجيل لدرجات الحرارة وإنذارات وإجراء واضح عند تعطل الثلاجة.
- تتبّع الأصناف عالية القيمة فرديًا، كالزرعات، حتى المريض والمطالبة، كي لا يُستخدم صنف دون أن يُفوتَر.
احتفظ بمخزون أمان مقصود للأصناف الحرجة، وراجعه كلما طالت مدد الشحن؛ فكمية إضافية قليلة من دواء منقذ للحياة أرخص كثيرًا من نفاده.
الكوادر وجداول المناوبات
الكوادر هي البند الأكبر في معظم منشآت الرعاية الصحية، والأداة الأهم هنا مواءمة الجداول مع الطلب لا تقليص الأعداد.
طابق الجداول مع تدفق المرضى
استعمل بيانات المواعيد والتنويم لترى الطلب حسب الساعة واليوم. فالعيادات الخارجية كثيرًا ما تمتلئ في فترات وتكاد تخلو في أخرى، ونقل الفترات وفتح عيادات مسائية حيث يوجد طلب وموازنة جداول الأطباء ترفع استخدام الغرف والكوادر دون توظيف جديد.
خطط لمواسم المملكة
- رمضان ينقل الطلب على العيادات في الغالب إلى المساء، فعدّل المناوبات مسبقًا وبالاتفاق مع الموظفين.
- موسما الحج والعمرة يرفعان الطلب على المنشآت في مكة المكرمة والمدينة المنورة وعلى طرق الحجاج.
- الإجازة الصيفية، حين تسافر أسر كثيرة، قد تخفض الطلب على الإجراءات غير العاجلة في بعض المدن بينما تزداد طلبات الإجازة.
- موسم أمراض الجهاز التنفسي في الشتاء يرفع الطلب على الطوارئ وطب الأطفال والصيدليات.
ضبط العمل الإضافي والتغطية المؤقتة
العمل الإضافي والتغطية المؤقتة مفيدان، لكنهما مكلفان إذا تحولا إلى عادة. راجعهما حسب القسم، واعتمدهما قبل تنفيذهما، واسأل عن السبب: هل هو فجوة في الجدول، أو إجازات مرضية، أو وظيفة شاغرة، أو ذروة طلب؟ وتدريب التمريض والفنيين على العمل في وحدات متشابهة يمنحك مرونة بتكلفة أقل.
وتنطبق نسب التوطين التي تحددها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية على عدد من المهن الصحية، ويظهر وضع منشأتك في منصة قوى. أدرجها في خطط التوظيف بدل التعامل معها كتكلفة تتهرب منها، فدعم التوظيف من صندوق تنمية الموارد البشرية قد يغطي جزءًا من أجور السعوديين الذين توظفهم وفق شروطه.
مطالبات التأمين والرفض والذمم المدينة
عند أغلب مقدمي الخدمة في القطاع الخاص يأتي أسرع تحسن في السيولة من دورة الإيرادات: أن تُرفع المطالبة صحيحة من المرة الأولى، وأن يُحصَّل ما على شركات التأمين وسائر الجهات الدافعة. وتمر معاملات التأمين، كالتحقق من الأهلية والموافقات المسبقة والمطالبات، إلكترونيًا عبر منصة «نفيس» الوطنية، فتظهر الأخطاء بسرعة ويمكن قياسها. ويتولى مجلس الضمان الصحي تنظيم التأمين الصحي، وتشرف هيئة التأمين على شركات التأمين.
لماذا تُرفض المطالبات؟
- عدم التحقق من أهلية المريض أو تغطيته قبل تقديم الخدمة.
- غياب الموافقة المسبقة أو انتهاء صلاحيتها.
- أخطاء في ترميز التشخيصات أو الإجراءات، أو رموز لا يدعم بعضها بعضًا.
- توثيق طبي لا يُثبت الضرورة الطبية.
- خدمات أو أسعار لا تطابق عقد الجهة الدافعة وقائمة أسعارها.
- مطالبات مكررة، أو مرفوعة بعد المدة التي يسمح بها العقد.
كيف تقلل الرفض؟
- تحقق من الأهلية والمنافع عند التسجيل، في كل مرة.
- احصل على الموافقة المسبقة قبل الخدمة متى اشترطتها الوثيقة، وسجّل رقمها المرجعي.
- درّب الأطباء على التوثيق، واستثمر في مرمّزين مدرّبين ومؤهلين.
- راجع المطالبات المرفوضة أسبوعيًا حسب السبب والجهة الدافعة والقسم والطبيب، وعالج السبب لا المطالبة وحدها.
- أعد الرفع أو اعترض خلال المدة التي يسمح بها العقد، مع المستندات المؤيدة.
- طابق المدفوعات مع المطالبات، حتى تُتابَع المبالغ الناقصة والخصومات غير المبررة.
إدارة الذمم ودورات السداد
تابع الذمم حسب الجهة الدافعة وحسب عمر الدين، واتفق مع كل شركة تأمين على جهة اتصال محددة لحل الخلافات. واقرأ شروط السداد والمطابقة في كل عقد، وخطط سيولتك على أساسها لا على أساس التمني. وانتبه للتركز: إذا كانت شركة تأمين واحدة أو عميل مؤسسي واحد يمثل حصة كبيرة من الذمم، فأي تأخير عنده يصيب الرواتب. أما المرضى الذين يدفعون بأنفسهم فيحتاجون إلى تقدير واضح للتكلفة وسداد قبل الخروج أو عنده متى سمحت السياسة بذلك. وإذا كان فريقك مثقلًا، فبإمكان خدمة متخصصة في إدارة الذمم المدينة والتحصيل أن تتولى هذا العمل.
صيانة الأجهزة والطاقة
صيانة تحمي جاهزية الأجهزة
جهاز أشعة أو جهاز تحليل متوقف يعني إيرادًا ضائعًا ومواعيد مؤجلة، وأحيانًا مرضى يذهبون إلى منشأة منافسة. احتفظ بسجل كامل للأصول يبيّن عمر كل جهاز واستخدامه وتاريخ صيانته وشروط عقده. وفي عقود الخدمة تفاوض على أوقات الاستجابة والتزامات الجاهزية والغرامات، وقارن عقود الشركة المصنّعة بمقدمي خدمة مؤهلين آخرين حيث تسمح شروط الشركة المصنّعة ومتطلبات الهيئة العامة للغذاء والدواء. وقارن تكلفة صيانة الأجهزة القديمة بتكلفة استبدالها، وخطط للإنفاق الرأسمالي بدل انتظار العطل. ولا تؤجل أبدًا الصيانة الوقائية أو المعايرة للأجهزة الحرجة وأجهزة دعم الحياة.
طاقة أقل دون المساس بالهواء السريري
في مناخ المملكة يكون التبريد عادة أكبر بنود الطاقة في المبنى الصحي، والمستشفيات تشغّله ليلًا ونهارًا. ومن الخطوات العملية: الصيانة الدورية للمبردات ووحدات مناولة الهواء، وأنظمة إدارة المباني، والإنارة الموفرة، وإطفاء التبريد والإنارة في العيادات الخارجية والمناطق الإدارية بعد انتهاء الدوام. ولا تغيّر إعدادات التهوية أو الضغط أو الحرارة في غرف العمليات وغرف العزل والتعقيم المركزي والمختبرات ومستودعات الأدوية بهدف التوفير، فهذه الإعدادات تحمي المرضى والمنتجات.
إسناد الخدمات غير السريرية
إسناد الخدمات التي ليست من صميم عملك إلى جهات خارجية قد يخفض التكلفة ويرفع الجودة، لكن بشرط عقد جيد ومتابعة فعلية. ومن الخدمات المرشحة عادة: النظافة، والمغسلة، والتغذية، والأمن، ونقل المرضى، وإدارة المرافق، وجمع النفايات الطبية، والأعمال المساندة كالفوترة ودعم الترميز والمحاسبة والرواتب.
- اكتب المعايير السريرية في العقد: عقود النظافة والمغسلة يجب أن تتبع سياسات مكافحة العدوى لديك، مع تدقيق دوري وحق استبعاد العاملين.
- تعامل مع جهات مرخصة حيث يتطلب النشاط ترخيصًا، كما في النفايات الطبية.
- حدد مستويات خدمة قابلة للقياس، مثل أوقات الاستجابة ونتائج تدقيق النظافة وسرعة إنجاز المطالبات، مع غرامات وشروط واضحة للإنهاء.
- احمِ بيانات المرضى: مقدمو خدمات الفوترة وتقنية المعلومات يتعاملون مع معلومات حساسة، فاشترط السرية وضوابط الوصول والالتزام بنظام حماية البيانات الشخصية.
- تحقق من امتثال المتعاقد في العمالة، بما في ذلك التوطين والتسجيل الصحيح لعامليه.
- عيّن مسؤولًا داخليًا لكل عقد يراجع الأداء شهريًا.
وأبقِ العمل السريري والخدمات الأقرب إليه، كالتعقيم المركزي، تحت حوكمتك السريرية المباشرة حتى لو ساندك متعاقدون في أجزاء منها.
استمرارية الأعمال في الخدمات الحرجة
المنشأة الصحية لا تستطيع أن تغلق أبوابها بضعة أيام ريثما تحل مشكلة. حدّد خدماتك الحرجة، كالطوارئ والعناية المركزة وغرف العمليات والغسيل الكلوي والمختبرات والصيدلية والأشعة، وأجب لكل منها عن سؤالين: على ماذا تعتمد؟ وماذا يحدث إذا تعطل ما تعتمد عليه؟
- الكهرباء: مولدات مجرّبة، ومصادر طاقة غير منقطعة للأجهزة الحرجة وتقنية المعلومات، واتفاقية لتوريد الوقود.
- المياه والغازات الطبية: ترتيبات توريد بديلة وأجهزة إنذار.
- تقنية المعلومات والسجلات الطبية: إجراءات للعمل عند توقف الأنظمة بنماذج ورقية، ووصول دون اتصال إلى المعلومات الحرجة، ونسخ احتياطية، وخطة استعادة مجرّبة. وهجمات الفدية خطر حقيقي على البيانات الصحية، فالتحديثات الأمنية وضوابط الوصول وتوعية الموظفين ضرورية.
- الأدوية والمستلزمات الحرجة: مخزون أمان، وبدائل معتمدة من لجنة الصيدلة والعلاجات، ومصدر ثانٍ.
- الكوادر: قوائم استدعاء، وفرق مدربة على أكثر من مهمة، وخطط لفترات الذروة كالحوادث الكبرى ومواسم الحج والعمرة.
- تحويل المرضى: اتفاقيات مع منشآت أخرى للإحالة عند تعذر تقديم خدمة.
اختبر الخطة بتمارين عملية، وحدّثها بعد كل حادثة فعلية. وللحصول على منهج متدرج يصلح لأي منشأة، راجع دليل خطة استمرارية الأعمال. ويمكن لمستشاري انوفانت المساعدة في مراجعة التكاليف والمشتريات ودورة الإيرادات، وتجد المزيد في صفحتنا عن قطاع الرعاية الصحية وعلوم الحياة.
أسئلة شائعة
كيف تقلل المستشفيات التكاليف دون أن تتأثر الجودة؟
بتحصين سلامة المرضى والكوادر المرخصة ومكافحة العدوى أولًا، ثم توحيد المستلزمات، وضبط المخزون والصلاحية، ومواءمة الجداول مع الطلب، وتقليل رفض المطالبات، وإدارة عقود الأجهزة والطاقة، وإسناد الخدمات غير السريرية بعقود صارمة.
ما المقصود بإدارة المخاطر في المنشآت الصحية؟
هي تحديد ما قد يضر المرضى أو الموظفين أو الخدمات أو الوضع المالي، ووضع الضوابط قبل وقوعه. وتشمل المخاطر السريرية، ومكافحة العدوى، وتعطل الأجهزة، ونقص المستلزمات، وتقنية المعلومات والبيانات، والكوادر، وإيرادات التأمين، واستمرارية الأعمال.
ما أبرز أسباب رفض مطالبات التأمين في السعودية؟
عدم التحقق من التغطية، وغياب الموافقة المسبقة، وأخطاء الترميز، وضعف التوثيق، والأسعار أو الخدمات الخارجة عن العقد، والرفع المتأخر أو المكرر. والمراجعة الأسبوعية للمرفوض حسب السبب تكشف عادة الأسباب القليلة الأهم.
هل ينبغي للعيادة أو المستشفى إسناد الخدمات غير السريرية؟
غالبًا نعم في النظافة والمغسلة والتغذية والأمن والمرافق وأجزاء من الفوترة، بشرط أن يحدد العقد المعايير السريرية ومستويات الخدمة وحماية البيانات، وأن يتابع مسؤول داخلي الأداء شهريًا.
كم مخزونًا ينبغي أن تحتفظ به المنشأة الصحية؟
ما يغطي الاستهلاك مع هامش أمان لكل صنف، يُحدَّد من الاستهلاك الفعلي ومدد توريد الموردين. والأدوية والمستلزمات الحرجة تستحق هامشًا أكبر، خاصة حين تكون مدد الشحن غير مستقرة.
كيف تؤثر المواسم في المنشآت الصحية بالسعودية؟
رمضان ينقل الطلب إلى المساء، وموسما الحج والعمرة يرفعان الطلب في مكة المكرمة والمدينة المنورة، وسفر الصيف قد يخفض الطلب على الإجراءات غير العاجلة في بعض المدن، والشتاء يجلب مزيدًا من أمراض الجهاز التنفسي. خطط الجداول والمخزون قبل كل موسم.
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
