نموذج حضور وانصراف الموظفين سجل يومي يبين لكل موظف وقت حضوره ووقت انصرافه، وفترات الراحة التي أخذها، وساعات العمل الإضافي، وسبب أي غياب، مع اعتماد المدير في النهاية. ويكفي نموذج بسيط في وورد أو في جدول بيانات لفريق صغير، بشرط أن يحتوي على الحقول الصحيحة وأن يراجعه شخص مسؤول كل يوم. أما الفرق الأكبر فتنتقل عادة إلى نظام حضور إلكتروني، لكن الحقول تبقى هي نفسها.
يعرض هذا الدليل الحقول التي يجب أن يتضمنها النموذج، وطريقة إعداده في وورد، والمقارنة بين النموذج الورقي أو جدول البيانات والنظام الإلكتروني، وكيف يرتبط الحضور بالعمل الإضافي والرواتب، ولماذا تهم دقة السجلات في ضوء نظام العمل السعودي.
ما نموذج الحضور والانصراف ومن يحتاجه؟
نموذج الحضور والانصراف هو السجل اليومي لوقت العمل، ويجيب عن ثلاثة أسئلة: من عمل، وكم عمل، وهل حدث شيء خارج الجدول المعتاد مثل التأخر أو الانصراف المبكر أو العمل الإضافي أو الغياب. وكل صاحب عمل يحتاج إلى هذا السجل بصورة ما مهما كان حجم منشأته، لأن الأجور والعمل الإضافي والإجازات كلها تعتمد عليه.
ويناسب نموذج وورد المنشآت الصغيرة، والفروع التي ليس فيها جهاز بصمة، والفرق الميدانية التي توقع على النموذج في موقع العمل، والمشروعات المؤقتة. وهو أيضًا بديل احتياطي مفيد حين يتعطل النظام الإلكتروني.
الحقول التي يجب أن يتضمنها النموذج
رتّب هذه الحقول بهذا الترتيب في أعمدة الجدول، من اليمين إلى اليسار، حتى يُقرأ النموذج بسهولة ويتوافق مع طريقة استخدام قسم الرواتب له:
- اسم الموظف كما هو في ملفه لدى الموارد البشرية.
- الرقم الوظيفي الداخلي، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة إن احتجت إليه.
- التاريخ ليوم العمل.
- وقت الحضور الفعلي الذي بدأ فيه الموظف العمل.
- وقت الانصراف الفعلي الذي أنهى فيه العمل.
- فترات الراحة: بداية فترات الراحة أو الصلاة ونهايتها، أو مجموع وقت الراحة.
- العمل الإضافي: الساعات التي عملها بعد الجدول المعتاد، مع ذكر من طلبها.
- سبب الغياب: إجازة مرضية، أو إجازة سنوية، أو استئذان معتمد، أو غياب دون عذر.
- الاعتماد: توقيع الموظف، وتوقيع مديره المباشر، ومراجع الموارد البشرية للفترة.
أضف ترويسة فيها اسم المنشأة والإدارة والفرع والشهر، وعمودًا قصيرًا للملاحظات لتسجيل أي أمر غير معتاد. وثبّت أسماء الحقول كل شهر حتى يمكن مقارنة النماذج.
طريقة إعداد النموذج في وورد
- افتح مستندًا جديدًا واجعل اتجاه الصفحة أفقيًا حتى يتسع الجدول لكل الأعمدة.
- اكتب الترويسة: اسم المنشأة، والإدارة، والفرع، والشهر، واسم المدير المسؤول.
- أدرج جدولًا فيه عمود لكل حقل من الحقول السابقة، وصف لكل موظف في كل يوم، أو نموذج مستقل لكل موظف في كل شهر.
- اجعل صف العناوين يتكرر في كل صفحة حتى يبقى النموذج الطويل مقروءًا.
- أضف عمود الملاحظات، ومساحة للتوقيع في الأسفل للمدير والموارد البشرية.
- احفظ الملف بصيغة قالب لا بصيغة مستند عادي، حتى يبدأ كل شهر من نسخة نظيفة.
- رقّم الصفحات واكتب الفترة في كل صفحة، حتى يمكن إعادة أي صفحة منفصلة إلى مكانها.
وإذا احتجت إلى مجاميع، مثل مجموع الساعات أو مجموع العمل الإضافي، فجدول البيانات في إكسل أنسب من وورد، لأنه يجمعها تلقائيًا ويقلل الأخطاء. وكثير من الفرق تطبع نموذج وورد للتوقيع في الموقع، ثم تُدخل الأرقام في جدول بيانات أو في نظام الرواتب.
الورق أو جدول البيانات مقابل نظام الحضور الإلكتروني
النماذج الورقية ونماذج وورد قليلة التكلفة وسريعة البدء، ونقاط ضعفها معروفة: أوقات تُكتب من الذاكرة، ونماذج توقع في آخر الأسبوع، وصفحات مفقودة، وأخطاء نقل عند إدخال البيانات في الرواتب.
جداول البيانات تضيف الحساب التلقائي وتسهل المراجعة، لكنها تبقى قابلة للتعديل بعد وقوع الحدث ما لم يُضبط الوصول إليها وتُتتبع التعديلات.
أنظمة الحضور الإلكترونية، مثل أجهزة البصمة أو التعرف على الوجه، وقارئات البطاقات، وتطبيقات الجوال المرتبطة بالموقع، تسجل الأوقات تلقائيًا ويمكنها إرسال البيانات مباشرة إلى الرواتب. لكنها أعلى تكلفة، وتحتاج إلى إعداد، وتجمع بيانات شخصية؛ لذا ينبغي التعامل مع بيانات البصمة والوجه والموقع وفق أحكام حماية البيانات الشخصية النافذة، مع إبلاغ الموظفين بما يُجمع ولماذا.
والقاعدة العملية: ابدأ بنموذج جيد، وانتقل إلى نظام إلكتروني حين يصبح عدد الموظفين أو الفروع أو الورديات كبيرًا بحيث لا تعود المراجعة اليدوية موثوقة. وأيًا كان اختيارك تبقى الحقول السابقة نفسها.
كيف يرتبط الحضور بالعمل الإضافي والرواتب؟
الحضور هو المدخل والرواتب هي المخرج. ففي كل شهر أو كل فترة رواتب، تعطي نماذج الحضور المعتمدة قسم الرواتب الأرقام التي يحتاجها:
- أيام العمل والإجازات المعتمدة.
- ساعات العمل الإضافي، وتُدفع بالمعدل الذي يحدده نظام العمل، فراجع النص الحالي لمعرفة المعدل والشروط.
- الغياب دون عذر أو التأخر، وقد يترتب عليهما حسم من الأجر، لكن فقط في حدود نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة في المنشأة.
ثم يجب أن يطابق الراتب المدفوع ما يُرفع في ملف حماية الأجور عبر منصة مدد. فإذا أظهر الحضور عملًا إضافيًا لم تدفعه الرواتب، أو حسمت الرواتب غيابًا لا يظهر في النموذج، فستظهر الفجوة في شكوى أو تفتيش. لذلك أغلق كل فترة بمطابقة قصيرة: مجاميع الحضور، والعمل الإضافي المعتمد، والحسومات المعتمدة، وأرقام الرواتب النهائية.
دقة السجلات في ضوء نظام العمل
ينظم نظام العمل ساعات العمل وفترات الراحة والعمل الإضافي والإجازات، ويُنتظر من صاحب العمل أن يستطيع إثبات التزامه بهذه الأحكام، وسجلات الحضور الدقيقة أبسط وسيلة لذلك. وفي أي نزاع حول عمل إضافي غير مدفوع أو حسم غير عادل، تكون السجلات في الغالب الدليل الرئيسي.
- سجّل الأوقات الفعلية، لا أوقات الجدول المنسوخة كل يوم.
- اجعل الموظف يوقع على سجله أو يؤكده، والمدير يعتمده، خلال فترة الرواتب نفسها.
- صحح الأخطاء علنًا: اشطب، واكتب التصحيح، ووقّع بالأحرف الأولى، واذكر السبب، ولا تمسح أبدًا.
- اعتمد العمل الإضافي كتابةً قبل أدائه أو عند أدائه، وراجع النص الحالي لنظام العمل في أحكام العمل الإضافي.
- لا تطبق جزاءات التأخر أو الغياب إلا وفق لائحة تنظيم العمل في المنشأة وبما يتفق مع نظام العمل.
- احفظ النماذج في ملفات الموظفين أو في أرشيف آمن، المدة التي تتطلبها سياسة الحفظ لديك والأنظمة.
- تذكّر أن نظام العمل يخفض ساعات العمل للعاملين المسلمين في رمضان، واضبط جدول النموذج على ذلك.
أخطاء شائعة
- تعبئة النموذج في آخر الشهر من الذاكرة.
- استخدام نموذج لا مكان فيه لفترات الراحة أو العمل الإضافي، فلا تظهر الساعات الحقيقية أبدًا.
- ترك سبب الغياب فارغًا، فتتحول الإجازة المعتمدة على الورق إلى غياب دون عذر.
- دفع عمل إضافي لم يُعتمد، أو عدم دفع عمل إضافي معتمد.
- اختلاف النماذج من فرع إلى آخر، فيستحيل مقارنة المجاميع.
- ترك الحضور والرواتب يتباعدان، فلا يعود ملف حماية الأجور مطابقًا للنماذج.
أسئلة شائعة
هل يكفي نموذج حضور وانصراف في وورد أم أحتاج إلى نظام إلكتروني؟
قد يكفي نموذج وورد أو نموذج ورقي لفريق صغير إذا عُبئ يوميًا ووُقّع وحُفظ. ومع نمو الفريق يقلل النظام الإلكتروني الأخطاء ويوفر الوقت. والمهم أن يكون السجل دقيقًا ويمكن إثباته.
ما الحقول التي يجب أن يتضمنها نموذج الحضور؟
على الأقل: اسم الموظف ورقمه، والتاريخ، ووقت الحضور، ووقت الانصراف، وفترات الراحة، والعمل الإضافي، وسبب الغياب، والاعتماد، مع ترويسة تبين المنشأة والإدارة والفترة.
كيف أحسب العمل الإضافي من نموذج الحضور؟
قارن الساعات الفعلية بالجدول المعتاد للموظف، واحسب الساعات الإضافية المعتمدة فقط، وادفعها بالمعدل الذي يحدده نظام العمل، وراجع النص الحالي لمعرفة المعدل.
هل يجوز لصاحب العمل الحسم من الأجر بسبب التأخر؟
فقط في حدود نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة في المنشأة، وبناءً على سجل دقيق.
كم مدة الاحتفاظ بسجلات الحضور؟
اتبع سياسة الحفظ لديك والأنظمة الحالية. ويحتفظ كثير من أصحاب العمل بها مع ملف الموظف طوال مدة عمله وبعدها، لأنها قد تلزم في نزاع لاحق.
وإذا أردت المساعدة في تصميم نموذج حضور يغذي الرواتب بسلاسة، أو في الانتقال إلى نظام إلكتروني، فيمكن لفريق الموارد البشرية في انوفانت مساعدتك.
اقرأ أيضاً: نموذج استلام راتب Word ونموذج تعريف بالراتب: البنود والصيغة · نموذج سند قبض وسند صرف: الحقول الصحيحة وطريقة القيد · دليل إنشاء نموذج فاتورة Word متوافق مع زاتكا 2024
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
