نموذج استلام الراتب مستند قصير يقر فيه الموظف باستلام مبلغ محدد من صاحب العمل، أما التعريف بالراتب، ويسمى أيضًا شهادة الراتب، فخطاب يصدره صاحب العمل يبين فيه وظيفة الموظف وأجره، ويُطلب غالبًا من البنوك أو لإنجاز بعض الخدمات الحكومية. وكلاهما سهل الإعداد في ملف وورد، لكن قيمته تتوقف على دقة بياناته ومطابقتها لسجلات المنشأة، وبخاصة ملفات الأجور المرفوعة عبر نظام حماية الأجور في منصة مدد، فهي الدليل الأساسي على صرف الرواتب فعلًا.
الفرق بين المستندين
- نموذج استلام الراتب: يصدر عن دفعة محددة، ويوقعه الموظف إقرارًا بالاستلام، ويحمي صاحب العمل بوصفه دليلًا على الدفع.
- التعريف بالراتب: يصدر بطلب من الموظف، ويوقعه صاحب العمل إثباتًا للعلاقة الوظيفية والأجر، ويستخدمه الموظف في تعامله مع جهة أخرى.
وهناك مستند ثالث هو قسيمة الراتب، وتبين طريقة احتساب أجر الشهر. فالقسيمة تشرح المبلغ، والإيصال يثبت استلامه، والتعريف يبين الأجر المعتاد لجهة خارجية.
نموذج استلام الراتب: ما يجب أن يتضمنه
الإيصال المفيد يحدد الطرفين والفترة والمبلغ وطريقة الدفع، ولا يترك فراغات يمكن ملؤها لاحقًا. ويتضمن:
- اسم المنشأة ورقم سجلها التجاري.
- اسم الموظف الكامل ورقم هويته أو إقامته والرقم الوظيفي والمسمى الوظيفي.
- الفترة التي يغطيها الدفع، شهرًا كانت أو مدة بين تاريخين.
- الراتب الأساسي وكل بدل على حدة، والاستقطاعات مع أسبابها، وصافي المبلغ رقمًا وكتابةً.
- طريقة الدفع: تحويل بنكي أو شيك أو نقدًا، مع مرجع التحويل أو رقم الشيك.
- عبارة يقر فيها الموظف بالاستلام.
- توقيع الموظف والتاريخ، وتوقيع من سلّم الدفعة أو نفذها.
صيغة مقترحة لنموذج استلام الراتب
- العنوان: إقرار استلام راتب.
- اسم المنشأة ورقم السجل التجاري.
- اسم الموظف ورقم الهوية أو الإقامة والمسمى الوظيفي.
- فترة الراتب.
- التفاصيل: الراتب الأساسي، بدل السكن، بدل النقل، البدلات الأخرى، الاستقطاعات، الصافي.
- صافي المبلغ كتابةً.
- طريقة الدفع ومرجعها.
- الإقرار: «أقر أنا الموقع أدناه بأنني استلمت المبلغ المذكور أعلاه بوصفه أجري عن الفترة المحددة، وأنني اطلعت على تفاصيله».
- توقيع الموظف والتاريخ.
- اسم مسؤول الرواتب أو المالية وتوقيعه.
التعريف بالراتب: ما يجب أن يتضمنه
يُطبع التعريف بالراتب عادة على الورق الرسمي للمنشأة، ويتضمن:
- الجهة الموجه إليها: بنك أو جهة محددة، أو «إلى من يهمه الأمر».
- اسم الموظف الكامل وجنسيته ورقم هويته أو إقامته ومسماه الوظيفي.
- تاريخ الالتحاق بالعمل ونوع العقد.
- الأجر الشهري: الراتب الأساسي وبدل السكن وبدل النقل والبدلات الثابتة الأخرى والإجمالي.
- البنك الذي يُحوّل إليه الراتب إذا طلبت الجهة ذلك.
- عبارة تفيد بأن التعريف صدر بناءً على طلب الموظف.
- تاريخ الإصدار واسم الموقّع ومسماه وتوقيعه، وختم المنشأة إن كانت تستخدمه.
صيغة مقترحة للتعريف بالراتب
- ترويسة المنشأة: الاسم ورقم السجل التجاري والعنوان.
- تاريخ الإصدار والرقم المرجعي.
- الجهة الموجه إليها.
- المقدمة: «تشهد المنشأة بأن السيد أو السيدة [الاسم]، [الجنسية]، حامل الهوية أو الإقامة رقم [الرقم]، يعمل لديها بمسمى [المسمى الوظيفي] منذ [تاريخ الالتحاق]».
- جدول الأجر: الراتب الأساسي، بدل السكن، بدل النقل، البدلات الأخرى، إجمالي الأجر الشهري.
- الختام: «وقد أُعطي هذا التعريف بناءً على طلبه دون أدنى مسؤولية على المنشأة».
- اسم المفوض بالتوقيع ومسماه وتوقيعه والختم.
من يصدر كل مستند ومن يوقعه؟
يُعد إيصالَ استلام الراتب قسمُ الرواتب أو المالية، ويوقعه الموظف مع توقيع مسؤول المالية. أما التعريف بالراتب فتصدره إدارة الموارد البشرية، أو من يتولى شؤون الموظفين في المنشأة الصغيرة، ويوقعه شخص مفوض بالتوقيع عن المنشأة، مثل مدير الموارد البشرية أو المدير العام أو المالك. وحدد في سياسة داخلية من يحق له التوقيع، حتى لا يصدر التعريف عن أي شخص يصادف أن لديه النموذج.
متى تطلبهما البنوك والجهات الحكومية؟
- البنوك: عند طلب تمويل شخصي أو بطاقة ائتمانية أو تمويل عقاري، وأحيانًا عند فتح حساب أو تحديث بياناته. وكثير من البنوك تتحقق من بيانات الراتب إلكترونيًا أيضًا، ومن ذلك سجلات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، لذا يجب أن يطابق الأجر المسجل هناك ما ورد في التعريف.
- الجهات الحكومية وشبه الحكومية: تطلب بعض الخدمات إثبات العمل أو الدخل ضمن الطلب، وصفحة الخدمة في المنصة المعنية تبين ما تقبله.
- النزاعات والتفتيش: تُستخدم الإيصالات وسجلات التحويل لإثبات الدفع إذا رُفعت مطالبة بالأجر أو أثناء التفتيش.
حماية الأجور ومنصة مدد: الدليل الأساسي على الدفع
وفق نظام حماية الأجور الذي تطبقه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، ترفع منشآت القطاع الخاص ملفات أجورها الشهرية وتصرف الرواتب بالتحويل البنكي. ومنصة مدد هي المنصة التي تستخدمها منشآت كثيرة لإعداد هذه الملفات ورفعها.
لهذا يُعد التحويل البنكي وملف الأجور الدليل الأساسي على صرف الراتب. ويبقى الإيصال الموقّع مفيدًا في حالات منها:
- دفعة خارج ملف الأجور المعتاد، مثل سلفة أو مكافأة أو تعويض مصروفات.
- صرف المستحقات النهائية عند انتهاء الخدمة.
- رغبة المنشأة في إقرار موقّع بتفاصيل الأجر إضافة إلى التحويل.
احرص على اتساق الأجر المسجل في التأمينات الاجتماعية، والعقد في قوى، وملف مدد، وأي تعريف تصدره. فالاختلاف بينها سبب شائع لرفض طلبات البنوك وللاستفسارات أثناء التفتيش.
أخطاء شائعة
- ترك المبلغ أو الفترة أو طريقة الدفع فارغة في الإيصال.
- إضافة عبارات إبراء عامة إلى الإيصال، فهو يثبت دفعة ولا يسوي كل الحقوق.
- ذكر راتب في التعريف يختلف عن المسجل في التأمينات الاجتماعية أو في العقد.
- السماح لأي موظف بتوقيع التعريفات دون تفويض.
- الاعتماد على إيصالات نقدية بدل الدفع عبر نظام حماية الأجور.
- عدم حفظ الإيصالات الموقعة ونسخ التعريفات في ملف الموظف.
أسئلة شائعة
هل يوجد نموذج رسمي لاستلام الراتب بصيغة وورد؟
لا نعلم بوجود نموذج إلزامي موحد. ويمكن للمنشأة استخدام نموذجها الخاص في وورد ما دام يتضمن البنود السابقة ويطابق سجلات الرواتب.
ما الفرق بين التعريف بالراتب وخطاب تحويل الراتب؟
التعريف بالراتب يبين الوظيفة والأجر فقط. أما خطاب تحويل الراتب فمستند مختلف يلتزم فيه صاحب العمل بتحويل الراتب إلى بنك معين، وتطلبه بعض البنوك عند منح التمويل.
هل يمكن إصدار التعريف بالراتب إلكترونيًا؟
تصدر منشآت كثيرة التعريفات من أنظمة الموارد البشرية بتوقيع إلكتروني أو رمز تحقق. اسأل البنك أو الجهة المستلمة عما تقبله قبل الإصدار.
هل يلزم أن يوقع الموظف إيصالًا إذا صُرف راتبه بالتحويل البنكي؟
التحويل عبر نظام حماية الأجور هو السجل الأساسي أصلًا، والإيصال الموقّع يُحتاج إليه غالبًا للدفعات خارج ملف الأجور أو إقرارًا إضافيًا.
يمكن لأحد مستشاري انوفانت مراجعة مستندات الرواتب وإعدادات حماية الأجور لديك.
اقرأ أيضاً: نموذج عقد شراكة بين طرفين: البنود الأساسية وصيغة مرتبة · نموذج حضور وانصراف الموظفين Word: الحقول وطريقة الاستخدام · دليل إنشاء نموذج فاتورة Word متوافق مع زاتكا 2024
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
