مصفوفة الصلاحيات جدول يوضح، لكل نوع من قرارات العمل، من يملك اعتماده في الشركة، ومن يجب أن يوصي به أو يراجعه أولًا، ومن يجب إبلاغه. وهي تحوّل الصلاحيات العامة لمجلس الإدارة إلى حدود مكتوبة وواضحة للمديرين، بحيث يُعتمد الصرف والتوظيف والعقود والمدفوعات من الشخص المناسب وعلى المستوى المناسب. ويطلبها مجلس الإدارة والمراجع الخارجي والبنوك والمستثمرون لأنها أبسط دليل على أن الشركة تضبط طريقة اتخاذ قراراتها.
ما هي مصفوفة الصلاحيات؟
في معظم الشركات يملك مجلس الإدارة، أو المديرون المسمَّون في عقد التأسيس، صلاحيات واسعة لإدارة الشركة. ولا يستطيع أي مجلس أن يعتمد كل أمر شراء أو كل تعيين جديد، لذلك يفوّض جزءًا من صلاحياته إلى الرئيس التنفيذي، الذي يفوّض بدوره إلى رؤساء الإدارات والمديرين. والمصفوفة تسجل هذه السلسلة في مستند واحد.
وتتكون المصفوفة المعتادة من:
- الصفوف: القرارات مجمّعة حسب المجال: المالية، والمشتريات، والعقود، والموارد البشرية، والمبيعات، والأصول، والشؤون القانونية والتنظيمية، وتقنية المعلومات.
- الأعمدة: الأدوار لا الأسماء: الجمعية العامة أو الشركاء، ومجلس الإدارة، ولجانه، والرئيس التنفيذي، والمدير المالي، ورؤساء الإدارات، والمديرون.
- الخانات: رمز مختصر يوضح دور كل منصب في القرار، مثل: يعتمد، أو يوصي، أو يراجع، أو يُبلَّغ.
- الحدود: حيث يلزم، مثل أعلى قيمة عقد يجوز لكل مستوى اعتمادها. وتضع الشركة هذه الحدود بنفسها بحسب حجمها ودرجة تقبّلها للمخاطر.
لماذا يطلبها مجلس الإدارة والمراجعون؟
- الرقابة الداخلية: يختبر المراجعون ما إذا كانت المعاملات قد اعتُمدت ممن يملك صلاحية اعتمادها، ودون مصفوفة مكتوبة لا يوجد ما يُختبر عليه.
- إشراف المجلس: يظل المجلس مسؤولًا عما يفوّضه، والمصفوفة الواضحة تبيّن ما احتفظ به لنفسه وما فوّضه إلى غيره.
- السرعة: يعرف المديرون ما يمكنهم اعتماده دون رفعه إلى مستوى أعلى، فيُنجز العمل اليومي أسرع.
- الفصل بين المهام: تساعد المصفوفة على ألا يكون من يطلب الدفع هو نفسه من يعتمده ويصرفه.
- البنوك والمستثمرون: تحتاج البنوك إلى معرفة من يحق له التوقيع، وينبغي أن تتطابق المصفوفة مع تفويضات التوقيع المقدمة لها، كما يراجعها المستثمرون والمقرضون غالبًا أثناء الفحص النافي للجهالة.
وتلتزم الشركات المدرجة في المملكة بلائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية، وهي تتناول صلاحيات مجلس الإدارة وطريقة تفويضها. أما الشركات غير المدرجة فلا تخضع لهذه اللائحة بالطريقة نفسها، لكن كثيرًا منها يتخذها مرجعًا للممارسة الجيدة.
كيف تبني مصفوفة الصلاحيات؟
- ابدأ من النظام وعقد التأسيس: اكتب القرارات التي يحجزها نظام الشركات أو عقد تأسيس الشركة أو نظامها الأساس للجمعية العامة أو الشركاء أو مجلس الإدارة، فهذه ينبغي أن تبقى عند ذلك المستوى ولا تنزل إلى من دونه.
- اجمع القرارات: مرّ على كل إدارة واكتب قراراتها المتكررة: الموازنات، والإنفاق الرأسمالي، والمشتريات، والعقود، والمدفوعات، والتعيين وإنهاء الخدمة، وتعديل الرواتب، وشطب الديون، والخصومات، والدعاوى، وفتح الحسابات البنكية وإغلاقها.
- حدّد الأدوار: استخدم المسميات الوظيفية من الهيكل التنظيمي لا أسماء الأشخاص، لتبقى المصفوفة صالحة مع تغيّر الموظفين.
- اتفق على الرموز: من الصيغ الشائعة: (ع) يعتمد، و(ت) يوصي، و(ر) يراجع، و(ب) يُبلَّغ. اجعل الرموز قليلة وعرّفها في الصفحة الأولى.
- ضع حدود الاعتماد: حدّد لكل نوع قرار مستوى القيمة أو المخاطر الذي يعتمده كل دور، وابنِ الحدود على موازنة الشركة وحجم معاملاتها والاستثناءات السابقة، ولا تنقل مبالغ شركة أخرى.
- أضف الشروط: بيّن متى يحتاج الاعتماد إلى توقيعين، ومتى يجب أن يكون القرار في حدود الموازنة المعتمدة، ومتى يُرفع البند غير المدرج في الموازنة مستوى أعلى.
- اختبرها على حالات حقيقية: مرّر معاملات حديثة على المسودة وتحقق من أن كل معاملة تصل إلى معتمِد مناسب.
ربط المصفوفة بعقد التأسيس والسياسات
لا تعمل المصفوفة وحدها، فهي تقع بين عقد التأسيس أو النظام الأساس، الذي يحدد أصلًا من يملك الصلاحية، وبين السياسات التفصيلية التي تصف طريقة العمل. وعند تعارضها يحدث الارتباك ويرصده المراجعون في ملاحظاتهم.
- ينبغي أن تحيل سياسة المشتريات إلى المصفوفة في مستويات الاعتماد بدل تكرارها.
- ينبغي أن تستخدم السياسات المالية، ومنها المدفوعات والعهد النقدية وشطب الديون، الحدود نفسها.
- ينبغي أن تتوافق سياسات الموارد البشرية مع المصفوفة في التعيين والترقية وإنهاء الخدمة، وأن تلتزم بنظام العمل ولائحة تنظيم العمل الداخلية للمنشأة.
- ينبغي أن تتطابق الوكالات وتفويضات التوقيع البنكية مع المصفوفة، حتى لا يوقّع أحد خارجيًا بأكثر مما تسمح به المصفوفة داخليًا.
ويمنح عقد التأسيس أو قرار مجلس الإدارة المصفوفة قوتها، ودون هذا الربط تبقى مجرد رسم بياني.
المراجعة والاعتماد والتوقيع
تُعتمد المصفوفة من الجهة التي تملك الصلاحيات المفوَّضة، وهي عادةً مجلس الإدارة، أو المديرون أو الشركاء في الشركة ذات المسؤولية المحدودة. سجّل الاعتماد في قرار مكتوب، وأرّخ المستند، وأعطه رقم إصدار.
وراجعها في دورة منتظمة يحددها المجلس، وكلما حدث تغيير جوهري: هيكل تنظيمي جديد، أو نشاط جديد، أو رئيس تنفيذي جديد، أو تغيير كبير في الموازنة، أو ملاحظات مراجعة تخص الاعتمادات. واحتفظ بالإصدارات السابقة ليتحقق المراجعون من المصفوفة التي كانت سارية عند اعتماد أي معاملة سابقة، وتأكد من أن كل مدير اطّلع على الإصدار الحالي وأقرّ بذلك كتابةً.
أخطاء شائعة
- الأسماء بدل الأدوار، ما يجعل المصفوفة متقادمة مع كل استقالة.
- تفويض ما يحجزه النظام أو عقد التأسيس للجمعية العامة أو مجلس الإدارة.
- حدود منقولة من شركة أخرى لا تعكس حجم شركتك، فإما أن يُرفع كل شيء إلى أعلى أو لا يُرفع شيء.
- غياب قاعدة تمنع تجزئة المعاملات، فينبغي النص على أن تقسيم عملية شراء واحدة إلى عمليات أصغر للبقاء تحت الحد غير مسموح.
- شخص واحد يطلب ويعتمد ويصرف.
- غياب قاعدة للغياب: حدّد من يعتمد عندما يكون صاحب الصلاحية في إجازة.
- مصفوفة تتجاهلها الأنظمة: إذا كان النظام المحاسبي أو نظام المشتريات يسمح لأي شخص باعتماد أي شيء، فالمصفوفة موجودة على الورق فقط. اضبط مسارات الاعتماد في الأنظمة لتتبعها.
أسئلة شائعة
من يُعدّ مصفوفة الصلاحيات؟
تُعدّها عادةً الإدارة المالية أو إدارة الحوكمة بمشاركة رؤساء الإدارات، ثم يراجعها الرئيس التنفيذي، ويعتمدها مجلس الإدارة.
هل مصفوفة الصلاحيات إلزامية نظامًا؟
للشركات المدرجة، تضع لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية متطلبات لممارسة المجلس صلاحياته وتفويضها. وعلى الشركات في القطاعات المنظَّمة، كالبنوك والتأمين، مراجعة قواعد الحوكمة الصادرة عن الجهة المشرفة عليها. أما في معظم الشركات الأخرى فالمصفوفة مسألة حوكمة جيدة أكثر منها متطلبًا مستقلًا، لكن المراجعين والمقرضين يتوقعون وجودها عادةً.
كم مرة تُحدَّث المصفوفة؟
وفق دورة المراجعة التي يحددها المجلس، وفورًا بعد أي تغيير جوهري في الهيكل أو الاستراتيجية أو القيادة.
هل تستطيع الشركة الصغيرة استخدام مصفوفة أبسط؟
نعم، فقد تكفي الشركة الصغيرة صفحة واحدة تغطي الإنفاق والعقود والمدفوعات والتوظيف بمستويين أو ثلاثة للاعتماد، والمبدأ واحد: حدود مكتوبة يعتمدها الملّاك أو المجلس. ويمكن لانوفانت مساعدتك في إعداد المصفوفة، ووضع حدودها بناءً على موازنتك، ومواءمتها مع سياساتك وأنظمتك.
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
