أسلم طريقة لتقليل التكاليف التشغيلية أن تعمل بندًا بندًا: تقيس تكلفة كل بند مقابل وحدة العمل التي يخدمها، وتزيل الهدر من طريقة أداء العمل، وتعيد التفاوض على العقود وأرقامك الفعلية بين يديك، وتحمي ما يبقيك ملتزمًا بالأنظمة ويحفظ خدمة عملائك ويُبقي موظفيك الجيدين. التوفير الذي يتحقق بهذه الطريقة يدوم، أما خفض كل الميزانيات بالنسبة نفسها فيعيد التكاليف لاحقًا في صورة إعادة عمل أو عملاء مفقودين أو غرامات.
ولكل بند فيما يلي ستجد ما الذي تنظر إليه، وكيف تقيسه، وما الذي يسوء عادةً، وقائمة تحقق تسلّمها للمسؤول عنه.
ابدأ بخط أساس لكل بند من بنود التكلفة
لن تعرف إن كان التخفيض قد نجح ما لم تعرف من أين بدأت. استخرج من الحسابات إنفاق سنة كاملة على كل بند. والسنة الكاملة مهمة في المملكة لأن كثيرًا من التكاليف يتغير مع المواسم: فاتورة الكهرباء تبلغ ذروتها مع تكييف الصيف، وأنماط العمل تتغير في رمضان، وكثير من العقود يتجدد مرة في السنة.
ثم عبّر عن كل بند بتكلفة الوحدة لا بالإجمالي وحده. فالإنفاق الإجمالي ينخفض من تلقاء نفسه حين يتراجع النشاط، وهذا ليس توفيرًا. ما يجب أن ينخفض هو تكلفة الطلب الذي يُسلَّم، أو الفاتورة التي تُعالَج، أو الموظف الذي تخدمه الإدارات المساندة، أو المتر المربع المشغول، أو الكيلومتر المقطوع.
وإن لم تكن قد رسمت بعدُ خريطة تكاليف للمنشأة كلها تفصل الثابت عن المتغير والمكاسب السريعة عن التغييرات الهيكلية، فابدأ بدليلنا عن استراتيجية تقليل التكاليف في الشركات السعودية، فهذا المقال يكمل من حيث ينتهي ذلك الدليل.
قائمة تحقق خط الأساس:
- إنفاق سنة كاملة لكل بند، مأخوذ من الحسابات لا من الذاكرة.
- تكلفة وحدة واحدة ومسؤول مسمّى لكل بند، مع مراجعة شهرية.
- قائمة بكل العقود مع تاريخ التجديد ومهلة الإشعار وشروط الإنهاء.
- قائمة مكتوبة بما لن يُمس: الالتزام بالأنظمة، والسلامة، ومستوى الخدمة، والأشخاص الأساسيون.
العمليات والهدر والأعمال المتكررة
ابحث عن الهدر في طريقة أداء العمل
أكبر التكاليف الخفية نادرًا ما تظهر في فاتورة بعينها، بل تكمن في طريقة انتقال العمل بين الأشخاص والإدارات. ابحث عن إعادة العمل (طلبات تُصحَّح، وفواتير يُعاد إصدارها، وشحنات يُعاد إرسالها)، وعن الانتظار في الموافقات، وعن إدخال البيانات نفسها في نظامين، وعن المطابقات اليدوية في نهاية كل شهر، وعن العمل الإضافي الناتج عن سوء الجدولة. وفي الشركات العائلية يأتي كثير من الانتظار من أن كل دفعة، مهما صغرت، تحتاج إلى توقيع المالك.
ولقياس ذلك، تتبّع عملية واحدة في كل مرة، مثل دورة البيع حتى التحصيل، من أولها إلى آخرها مع من يؤدونها فعلًا. عُدّ الخطوات، ومرات انتقال العمل من يد إلى أخرى، ووقت الانتظار، والعمل الذي أُعيد، ثم قدّر تكلفة المعاملة الواحدة.
مثال عملي: شركة توزيع تُكتب أوامر البيع فيها في نظام، ثم يُعاد إدخالها في النظام المحاسبي، ثم تُصحَّح كثيرًا بعد أن يشتكي العملاء من خطأ في السعر أو الكمية. وكل تصحيح يعني إشعارًا دائنًا وفاتورة جديدة وفق متطلبات الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتأخرًا في السداد. وحين تُصلَح قائمة الأسعار وشاشة إدخال الطلبات من المصدر تختفي معظم التصحيحات، وتتحرر ساعات من وقت فريق المالية كل أسبوع، ويدخل النقد أسرع.
أتمتة الأعمال المتكررة بعد إصلاح العملية
حين تصبح العملية نظيفة، تستطيع الأتمتة أن ترفع الأجزاء المتكررة عن كاهل الموظفين. ومن أنسب المرشحين لها: إصدار الفواتير ومطابقتها، والتسويات البنكية، وإعداد بيانات الرواتب لرفعها عبر منصة مدد، والإجازات والحضور، وموافقات الشراء، وتذكير العملاء بالمستحقات، والتقارير الدورية. وقِس قبل التغيير وبعده الساعات المستهلكة ونسبة الأخطاء والمدة التي تستغرقها المهمة من بدايتها إلى نهايتها.
وللأتمتة أخطاء متوقعة: أتمتة عملية معيبة لا تفعل سوى تسريع الأخطاء، وشراء نظام كبير جديد بينما كان ضبط النظام الحالي يكفي، واستمرار الموظفين في جدول البيانات القديم بالتوازي فتدفع المنشأة مرتين. أما مشروع أتمتة الأعمال المركّز فيبدأ بعملية واحدة، ويثبت التوفير فيها، ثم ينتقل إلى غيرها.
قائمة تحقق العمليات والأتمتة:
- ارسم العملية مع من يؤدونها قبل اختيار أي أداة.
- احذف الخطوات التي لا تضيف رقابة، وحدّد صلاحيات اعتماد حتى لا تنتظر البنود الصغيرة توقيع المالك.
- أصلح البيانات من مصدرها لتُدخل مرة واحدة.
- ابدأ بأتمتة المهام كثيرة التكرار التي تحكمها قواعد واضحة، مع إبقاء أدوات المالية متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
- حدّد تاريخًا لإيقاف الخطوة اليدوية القديمة، وسمِّ مسؤولًا عن الأداة الجديدة.
المشتريات وشروط الموردين
ما تشتريه المنشأة من خارجها هو في كثير من الأحيان أكبر تكلفة يمكنها التحكم فيها. افرز الإنفاق حسب المورد وحسب الفئة؛ ففي الغالب يستحوذ عدد قليل من الموردين على معظم المال، وهناك يُثمر الاهتمام. وانظر إلى الأسعار التي قُبلت دون نقاش، والشراء من خارج الموردين المتفق معهم، وشروط السداد، وخصومات السداد المبكر، والحد الأدنى للطلب، والعقود التي تتجدد تلقائيًا.
وقِس سعر الوحدة عبر الزمن، ونسبة الإنفاق المغطاة بعقود، والتزام كل مورد رئيسي بمواعيد التسليم ونسبة العيوب في توريداته. وقارن بين الموردين على أساس التكلفة الإجمالية للملكية: السعر مضافًا إليه التوصيل ومشكلات الجودة والمرتجعات والوقت الذي يضيع في ملاحقتهم.
وحين يطلب مورد رفع السعر، اطلب السبب مكتوبًا. فالهيئة العامة للإحصاء تنشر مؤشرات للأسعار يمكنك الرجوع إليها، وعرضان أو ثلاثة من موردين بدلاء تكشف ما يقبله السوق. والريال مربوط بالدولار الأمريكي، لذا تتركز مخاطر العملة غالبًا لدى الموردين الذين يسعّرون بعملات أخرى، فاسألهم إن كان بإمكانهم التسعير بالريال. وفي أوقات الأزمات الإقليمية يضيف موردون كثيرون رسومًا إضافية على الشحن أو التأمين، فاطلب أن تظهر منفصلة في الفاتورة، واتفق مسبقًا على موعد إلغائها.
وإن كنت تورّد لجهات حكومية، فتحقق من أثر تغيير المورد على التزامات المحتوى المحلي في عقودك؛ إذ تنشر هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية الأنظمة الخاصة بذلك. وتمر مراجعة التوريد الاستراتيجي المنظّمة على هذه النقاط فئةً بعد فئة.
وما يسوء عادةً: اختيار أرخص مورد ثم دفع الثمن جودةً وتأخيرًا، أو الضغط على مورد رئيسي حتى تتراجع طلباتك في قائمة أولوياته حين يشح العرض.
قائمة تحقق المشتريات:
- رتّب الموردين حسب إنفاقك السنوي معهم وابدأ بأعلى القائمة.
- ضع المشتريات المتكررة تحت عقود بأسعار ومستويات خدمة متفق عليها.
- ابدأ مفاوضات التجديد قبل موعده بوقت كافٍ.
- اطلب إظهار الرسوم الإضافية في بنود منفصلة مع شرط واضح لإلغائها.
- وازن بين مهل السداد الأطول وخصومات السداد المبكر بحسب وضع السيولة لديك.
الإيجار والمساحات والطاقة والمرافق
الإيجار والمساحات
تبدو تكاليف المقرات ثابتة، لكنها قابلة للتفاوض في التوقيت المناسب. انظر إلى الجزء المستخدم فعلًا من المكتب في يوم عمل عادي، والمساحة المستأجرة في المستودع مقارنة بالمستخدمة، والفروع التي لا تغطي تكاليفها، ومواعيد تجديد العقود. وقِس الإيجار ورسوم الخدمات لكل متر مربع ولكل موظف، وقارنها في الفروع بالمبيعات.
ومن الخطوات العملية: إعادة التفاوض قبل التجديد بوقت كافٍ، والتخلي عن طابق أو جزء من المستودع، وتحويل الأرشيف الورقي إلى أرشيف رقمي، واستخدام مساحات العمل المشتركة للفرق الإقليمية الصغيرة. ووثّق أي عقد جديد أو معدّل توثيقًا صحيحًا، عبر منصة إيجار مثلًا، وإن انتقل المقر الرئيسي فحدّث بيانات المنشأة المسجلة لدى وزارة التجارة.
وما يسوء عادةً: الانتقال توفيرًا للإيجار ثم خسارة عملاء أو موظفين لأن الموقع الجديد أصعب وصولًا، وتكاليف النقل التي تلتهم التوفير، وغرامات الخروج المبكر من العقد.
الطاقة والمرافق
في المكاتب والمستودعات والمحلات في المملكة، يكون التكييف في الغالب أكبر مستهلك للكهرباء. انظر إلى درجات ضبط أجهزة التكييف، وتشغيلها خارج ساعات الدوام، وصيانتها، والإضاءة، والأجهزة التي تبقى تعمل طوال الليل، وتسربات المياه. وقارن فاتورة كل شهر بفاتورة الشهر نفسه من العام الماضي، لأن المواسم تشوّه المقارنات القصيرة، وتحقق من أن فئة التعرفة تطابق طبيعة استخدام المقر.
وما يسوء عادةً: إهمال الصيانة ثم دفع ثمن الأعطال في عز الصيف، أو خفض التكييف إلى حد يضر بالإنتاجية أو بالبضائع الحساسة للحرارة مثل الأغذية والأدوية.
قائمة تحقق المقرات والمرافق:
- قِس نسبة الإشغال في الأيام العادية لا في أكثرها ازدحامًا.
- اقرأ بنود الإنهاء والتجديد قبل أن تبدأ التفاوض مع المؤجر.
- احسب التكلفة الكاملة لأي انتقال، بما فيها التجهيز ووقت العمل الضائع.
- اربط جداول التكييف بساعات العمل، وضع خطة صيانة لكل وحدة.
- استخدم إضاءة موفرة مع حساسات في الغرف غير المشغولة دائمًا.
الأسطول والخدمات اللوجستية
إن كنت توصل بضائع أو ترسل فرقًا إلى مواقع العملاء، فقد يكون الأسطول من أسرع التكاليف نموًا. انظر إلى الوقود، والصيانة، والتأمين، والمخالفات المرورية، ووقت توقف المركبات، ورحلات العودة الفارغة، ومحاولات التسليم الفاشلة التي تعني كل واحدة منها رحلة ثانية. وقِس تكلفة الكيلومتر، وتكلفة التوصيلة الواحدة، ونسبة استخدام المركبات، ونسبة التسليم الفاشل، والمخالفات لكل سائق.
وفي الاستيراد، التأخير يكلّف مالًا: فتأخر الفسح الجمركي قد يعني رسوم تخزين في الميناء ورسوم تأخير من خط الشحن. واكتمال المستندات ودقتها وفق إجراءات الجمارك لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك يساعد على فسح الشحنات دون تأخير يمكن تجنبه في الموانئ التي تديرها الهيئة العامة للموانئ «موانئ». وتحقق في كل عقد توريد من الطرف الذي يتحمل الشحن والتأمين، وحتى أي نقطة.
وقد تؤدي الأزمات الإقليمية إلى إطالة مسارات الشحن ورفع أسعار النقل وأقساط التأمين. فتحدث مع وكيل الشحن مبكرًا، واسأل عن مسارات أو موانئ بديلة، واحسب مهل توريد أطول في خططك، وتجنب العقود الطويلة بأسعار ثابتة إذا وُقّعت والأسعار في ذروتها. وراجع تأمين الأسطول والبضائع مع وسيط تأمين مرخّص من هيئة التأمين بدل التجديد التلقائي.
وما يسوء عادةً: خفض الصيانة الوقائية، وشراء أرخص المركبات سعرًا بدل أقلها تكلفة في التشغيل، وإسناد التوصيل دون مستويات خدمة واضحة، فتصل طلبات العملاء متأخرة أو تالفة.
قائمة تحقق الأسطول والخدمات اللوجستية:
- تابع تكلفة الكيلومتر وتكلفة التوصيلة لكل مركبة أو مسار.
- خطّط المسارات لتقليل الرحلات الفارغة، وجمّع التوصيلات حسب المنطقة.
- التزم بجدول صيانة وقائية مكتوب.
- قارن بين أسطولك الخاص ومزود خدمات لوجستية من حيث التكلفة الكاملة ومستوى الخدمة.
- جهّز مستندات الاستيراد مسبقًا لتجنب رسوم التخزين في الميناء.
الأنظمة التقنية والاشتراكات
اشتراكات البرامج تكبر بهدوء: كل فريق يضيف أداة، وتبقى التراخيص فعالة بعد مغادرة أصحابها، وتُشترى باقات أعلى من الحاجة. وانظر كذلك إلى خطوط الاتصالات، والاستضافة السحابية المجهزة لذروة نادرة، والطابعات، وعقود تأجير الأجهزة، وعقود الدعم الفني.
احتفظ بسجل واحد يبيّن لكل اشتراك مسؤوله، وعدد التراخيص المدفوعة، وعدد المستخدمين الفعليين، والتكلفة، وتاريخ التجديد، وابحث عن الأدوات التي تؤدي العمل نفسه. وأوقف صلاحيات الموظف يوم مغادرته، فهذا يوفر المال ويسد ثغرة أمنية معًا. واسأل إن كان الدفع السنوي أرخص من الشهري.
وبعض تكاليف التقنية لا ينبغي أن تُمس: النسخ الاحتياطي، وتحديثات الأمان، وحماية البريد والأجهزة، وأجزاء النظام المحاسبي التي تستوفي متطلبات الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والضوابط اللازمة لحماية البيانات الشخصية وفق نظام حماية البيانات الشخصية. وما يسوء عادةً: إلغاء أداة يعتمد عليها فريق دون سؤاله، وانتقال الموظفين إلى تطبيقات شخصية مجانية تعرّض بيانات المنشأة للخطر، وأرخص دعم فني يترك الأنظمة دون تحديثات.
قائمة تحقق التقنية والاشتراكات:
- طابق التراخيص المدفوعة مع المستخدمين الفعليين كل ربع سنة.
- ادمج الأدوات التي تؤدي العمل نفسه.
- راجع كل اشتراك قبل أن يتجدد تلقائيًا.
- أبعد النسخ الاحتياطي والأمان وخصائص الالتزام عن أي تخفيض.
إسناد الأعمال غير الأساسية
الأعمال الضرورية التي لا يدفع لك عملاؤك مقابلها تكون في الغالب أرخص وأكثر انتظامًا حين يتولاها مختص: مسك الدفاتر، ومعالجة الرواتب، والشؤون الإدارية للموارد البشرية، والمعاملات الحكومية، والتوظيف، والدعم الفني، وخدمات المرافق. والمعيار ليس أن يكون المزود أرخص من راتب موظف واحد، بل أن يكون أرخص من التكلفة الداخلية الكاملة.
وتشمل هذه التكلفة الكاملة الراتب والبدلات، واشتراكات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، والتأمين الطبي، والرسوم الحكومية المرتبطة بالموظفين غير السعوديين، والاستقطاب، والتدريب، والمساحة المكتبية، والأجهزة، وتغطية الإجازات، ووقت الإدارة. قارنها برسوم المزود مضافًا إليها الوقت الذي ستظل تقضيه في إدارة العلاقة معه.
وقبل التوقيع، تحقق ممن يكون صاحب العمل للأشخاص الذين يقدمون الخدمة، ومن يسجلهم في التأمينات الاجتماعية، ومن يدير عقودهم في منصة قوى، وكيف يؤثر الترتيب على وضع التوطين لديك. واحتفظ بصلاحية كاملة على سجلاتك، بما فيها ملفات الرواتب وما يُرفع في منصة مدد وإقراراتك لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، لأن منشأتك تبقى مسؤولة عن التزاماتها، واطلب من محامٍ مراجعة العقد. وإن كان الإسناد يمس وظائف قائمة، فخطّط أولًا لإعادة توزيع الموظفين أو تدريبهم؛ فأي تغيير في عقد موظف يجب أن يتبع نظام العمل ويحتاج إلى موافقته.
وتغطي خدمات دعم الأعمال وإسناد الموارد البشرية لدى انوفانت هذا النوع من العمل. ومع أي مزود تتكرر الأخطاء نفسها: إسناد عمل هو في حقيقته من صميم نشاطك، والاختيار على أساس السعر وحده ثم دفع ثمن أخطاء المزود في الالتزام بالأنظمة.
قائمة تحقق الإسناد:
- احسب التكلفة الداخلية الكاملة، لا الراتب وحده.
- وثّق العملية قبل تسليمها.
- اكتب في العقد مستويات الخدمة والتقارير وطريقة الخروج.
- ثبّت كتابيًا مسؤوليات صاحب العمل والتأمينات الاجتماعية ومنصة قوى والتوطين.
- احتفظ بملكية بياناتك وحساباتك في المنصات الحكومية.
المخزون
المخزون نقد موضوع على الرفوف، والاحتفاظ به يكلّف مالًا: رأس مال مجمّد، ومساحة، ومناولة، وتأمين، وتلف، وانتهاء صلاحية. ابحث عن الأصناف بطيئة الحركة والراكدة، ومستويات المخزون التي حُددت منذ زمن ولم تُراجَع، والمشتريات الطارئة بأسعار مرتفعة لأن صنفًا ما نفد، وخسائر انتهاء الصلاحية في الأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل.
وقِس معدل دوران المخزون لكل صنف، وعدد أيام المبيعات التي يغطيها، وتقرير أعمار المخزون، ومرات النفاد، والمشطوبات، ودقة التوقعات. ورتّب الأصناف حسب القيمة التي تجمّدها، فمجموعة صغيرة من الأصناف تحمل في الغالب معظم المال، وهناك يُثمر الضبط أولًا.
والمخزون المنخفض ليس دائمًا الأرخص. ففي أوقات الأزمات الإقليمية، حين تطول مهل التوريد ويصعب توقعها، قد يكلّف التشدد في خفض المخزون مبيعات ضائعة وشحنًا عاجلًا أكثر مما يكلّفه الاحتفاظ بالبضاعة. فاحتفظ بمخزون أمان للأصناف الحرجة والأصناف التي لها مصدر واحد فقط. وإن كنت تورّد لجهات حكومية، فاربط مشتريات كل عقد بجدول التسليم وموعد السداد المتوقع. ودقة الجرد مهمة أيضًا لقوائمك المالية ولإقراراتك الزكوية أو الضريبية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ومراجعة سلسلة الإمداد والمشتريات كاملةً تربط مستويات المخزون بشروط الموردين ومهل التوريد.
وما يسوء عادةً: خفض المخزون كله بالقدر نفسه بدل المراجعة صنفًا صنفًا، والتخلص من البضاعة الراكدة متأخرًا، وتجاهل تكاليف الاحتفاظ لأنها لا تظهر في سطر واحد في الحسابات.
قائمة تحقق المخزون:
- استخرج تقرير أعمار المخزون واتفق على خطة للأصناف البطيئة والراكدة.
- حدّد نقطة إعادة الطلب لكل صنف من الطلب الفعلي ومهل التوريد الحالية.
- اجرد الأصناف عالية القيمة أكثر من غيرها.
- راجع التوقعات مقابل المبيعات الفعلية كل شهر.
تخفيضات تكلّفك أكثر لاحقًا
بعض التخفيضات تبدو جيدة في الشهر الأول ثم تكلّف أكثر بكثير لاحقًا. وثلاثة أنواع منها تستحق حذرًا خاصًا.
جودة الخدمة
تقليل ساعات الخدمة أو إبطاء الاستجابة أو استخدام مواد أرخص يوفر مالًا بسرعة، لكن كسب عميل جديد يكلّف في العادة أكثر من الاحتفاظ بعميل قائم. وفي السوق السعودية، حيث للعلاقات والكلمة المتناقلة وزن حقيقي، تنتشر سمعة سوء الخدمة بسرعة. فقبل أن تخفض أي شيء يراه العميل، اسأل: كيف سيلاحظه، وكم قد يكلفك من المبيعات؟
ثغرات الالتزام
خفض الأشخاص أو الأنظمة التي تبقيك ملتزمًا بالأنظمة توفير زائف. فالتأخر في تسجيل الموظفين في التأمينات الاجتماعية، أو نقص ملفات الأجور في منصة مدد، أو تأخر الإقرارات لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو فواتير لا تستوفي متطلبات الفوترة الإلكترونية، أو القصور عن متطلبات التوطين، أو ترك التراخيص تنتهي، كلها قد تؤدي إلى غرامات، وفي بعض الحالات إلى تقييد الخدمات الحكومية بما يمنعك من التوظيف أو تجديد التصاريح. وهذه التكاليف قد تتجاوز سريعًا ما وُفّر.
دوران الموظفين
إلغاء التدريب، أو تجميد كل مراجعات الرواتب، أو تحميل من بقي من الموظفين فوق طاقتهم، يدفع الموظفين الجيدين إلى المغادرة. واستبدالهم يكلّف استقطابًا، ورسومًا حكومية عند استقدام غير السعوديين، ووقتًا حتى يصل الموظف الجديد إلى مستوى من سبقه، ومعرفة تخرج مع من غادر. وأي تغيير في أجر الموظف أو ساعات عمله أو شروط عقده يحتاج إلى موافقته الكتابية ويجب أن يتبع نظام العمل، فاطلب من محامٍ مراجعة كل حالة بعينها. خفّض تكاليف العمل بجدولة أفضل، وبتقليل العمل الإضافي الناتج عن سوء التخطيط، وبتقليل إعادة العمل، ولا تغيّر شروط الموظفين من طرف واحد.
أخطاء شائعة تجنبها:
- خفض ما يسهل رؤيته بدل ما هو كبير فعلًا.
- احتساب توفير يحدث مرة واحدة كأنه سيتكرر.
- إجراء تخفيضات بلا مسؤول ولا مقياس.
- عدم شرح الأسباب للفريق، فتنتشر الشائعات ويبدأ الموظفون الجيدون في البحث عن عمل آخر.
وقبل اعتماد أي تخفيض، اسأل: هل يخفض تكلفة الوحدة أم يخفض النشاط فقط؟ هل يخلق خطرًا على الالتزام أو السلامة أو الجودة؟ من سيتأثر به، وهل تحدثنا معه؟ وما الذي سنراجعه الشهر القادم لنعرف أنه نجح؟
أسئلة شائعة
كيف أقلل التكاليف التشغيلية في منشأة صغيرة؟
ابدأ بالبنود القليلة التي يذهب إليها معظم المال، وهي في العادة تكاليف الموظفين والإيجار والموردون الرئيسيون والمخزون. حدّد لكل منها تكلفة وحدة ومسؤولًا، وأصلح الهدر الذي يقف خلفها، وأعد التفاوض على العقود قبل تجديدها. ومن المكاسب السريعة الشائعة: الاشتراكات غير المستخدمة، والموافقات التي تنتظر المالك.
كيف أخفض المصاريف العامة في الشركة؟
المصاريف العامة هي التكاليف التي لا تتغير مع كل عملية بيع: الإيجار والمرافق والشؤون الإدارية والبرامج والتأمين. راجع استخدام المساحة قبل تجديد عقد الإيجار، واضبط جداول التكييف، ونظّف قائمة الاشتراكات، وفكّر في إسناد مسك الدفاتر والرواتب، وقارن عروض التأمين.
ما أسرع طريقة لتقليل المصاريف في الشركة دون المساس بالجودة؟
أسرع التوفير الآمن هو ما لا يمس العملاء ولا شروط الموظفين: التراخيص غير المستخدمة، والأدوات المكررة، وهدر الطاقة خارج ساعات العمل، وزيادات أسعار الموردين التي قُبلت دون نقاش، والمشتريات الطارئة الناتجة عن سوء تخطيط المخزون. ويمكن معالجة كثير من ذلك خلال أسابيع قليلة.
كيف أخفض التكاليف التشغيلية في سلسلة الإمداد؟
انظر إلى السلسلة كلها لا إلى سعر الشراء وحده: شروط الموردين، والشحن، ورسوم الميناء، والاحتفاظ بالمخزون، والتسليم الفاشل، والمرتجعات. قارن الموردين على أساس التكلفة الإجمالية، وحدّد نقاط إعادة الطلب لكل صنف، وجهّز مستندات الاستيراد مبكرًا.
هل يمكن خفض تكاليف الموظفين دون المساس بالرواتب؟
نعم في كثير من الحالات. أزل إعادة العمل والانتظار ليتمكن الفريق نفسه من إنجاز أكثر، ونظّم المناوبات لتقليل العمل الإضافي، وأتمت المهام المتكررة، وأسند الأعمال الإدارية غير الأساسية. أما أي تغيير في الأجر أو ساعات العمل أو شروط العقد فيحتاج إلى موافقة الموظف الكتابية ويجب أن يتبع نظام العمل، فاستشر قانونيًا أولًا.
كيف أعرف أن التخفيض نجح؟
قارن تكلفة الوحدة في كل بند بخط الأساس كل شهر، إلى جانب المقاييس التي التزمت بحمايتها: شكاوى العملاء، ومواعيد التسليم، ودوران الموظفين، ووضع الالتزام. فإن انخفضت تكلفة الوحدة وبقيت تلك المقاييس مستقرة فقد نجح التخفيض، وإن ارتفعت الشكاوى أو المغادرات فراجعه. ويمكن لأحد مستشاري انوفانت مراجعة بنود التكلفة معك إن أردت رأيًا من خارج المنشأة.
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
