تستقدم الشركات موظفين من خارج المملكة عند التوسع أو الحاجة إلى خبرات ومهارات محددة. لكنها تكتشف أن تأشيرة العمل لها إجراءات، وليست مجرد خطوة واحدة إذ تحتاج الشركة إلى التأكد من جاهزية منشآتها، وفهم متطلبات إصدار تأشيرة العمل، ومعرفة الإجراءات التي يجب استكمالها بعد صدور التأشيرة.
ولا تقتصر العملية على تقديم طلب إلكتروني فحسب إذ ترتبط أيضًا بوضع المنشأة، وتصنيفها في نطاقات، وتراخيصها السارية، واستكمال الإجراءات المتعلقة بالموظف بعد صدور التأشيرة. لذلك، يساعد التخطيط المسبق والتنسيق بين الموارد البشرية والعلاقات الحكومية على تنظيم العملية وتقليل احتمالات التأخير.
ما تأشيرة العمل في السعودية؟
تأشيرة العمل هي التأشيرة التي تتيح استقدام موظف من خارج المملكة للعمل لدى صاحب عمل في السعودية، وفقًا للأنظمة والإجراءات. ويجب التمييز بينها وبين تأشيرات الزيارة أو التأشيرات المؤقتة؛ لأن لكل نوع غرضًا ومتطلبات وإجراءات مختلفة، ومن المهم معرفة أن هناك تفاوتًا في الخطوات بحسب حالة المنشأة؛ فشركة تتقدم لأول مرة ليست كشركة توسّع نشاطها.
ومسؤولية الشركة هنا التحقق من إمكانية استقدام الموظف، ثم تقديم طلب التأشيرة عبر القنوات المعتمدة، واستكمال الإجراءات اللازمة حتى يتمكن الموظف من دخول المملكة والبدء في إجراءات عمله وإقامته النظامية.
ما الذي يجب التحقق منه قبل طلب التأشيرة؟
1. التأكد من جاهزية المنشأة
ابدأ بمراجعة بيانات منشأتك في الأنظمة الرسمية، ونشاطها المسجل، وتصنيفها في نطاقات، وتراخيصها السارية بحسب النشاط. وهذا مهم؛ لأن تصنيف المنشأة يؤثر في خدمات لاحقة، إذ لا يمكن إصدار رخصة العمل أو تجديدها إذا كانت المنشأة في النطاق الأحمر. أي إن شركة قد تحصل على التأشيرة ثم تعجز عن إكمال إجراءات العامل لاحقًا.
ثم حدّد نوع الطلب وما يناسب حالتك؛ لأن التأشيرات تُمنح لحالات مختلفة، منها المنشآت التي تتقدم بطلب استقدام لأول مرة منذ تأسيسها، أو التي ترغب في التوسع في النشاط، أو المرتبطة بعقد حكومي أو بتأييد حكومي محدد. وكل حالة قد تتطلب بيانات ومستندات مختلفة، فاعرف أيها تنطبق عليك قبل أن تبدأ.
2. مراجعة رصيد التأشيرات ومتطلبات الاستقدام
تحتاج الشركة إلى التحقق من رصيد التأشيرات لديها، أو معرفة ما إذا كانت بحاجة إلى تقديم طلب للحصول على رصيد استقدام قبل إصدار التأشيرات. وتختلف الإجراءات بحسب نوع الخدمة وحالة المنشأة.
ما خطوات استخراج تأشيرة العمل؟
تتم إجراءات إصدار التأشيرة عبر المنصات والجهات المعتمدة، ويعتمد المسار التفصيلي على نوع التأشيرة وحالة المنشأة.
1. الدخول إلى منصة قوى والتحقق من الخدمة المناسبة
ادخل إلى حساب المنشأة في منصة قوى، وراجع خدمات تأشيرات العمل واختر الخدمة المناسبة.
2. تقديم طلب إصدار تأشيرة العمل
بعد التحقق من استيفاء المتطلبات، يتم تقديم الطلب من خلال المنصة، وإدخال البيانات المطلوبة.
3. استكمال التصديقات المطلوبة
قد تحتاج المنشأة إلى تصديق بعض المستندات أو الطلبات من الغرفة التجارية المختصة قبل استكمال الخطوات التالية. لذلك، ينبغي التحقق من المستندات التي تتطلب التصديق.
4. تفويض تأشيرة عمل إلكترونيًا عبر وزارة الخارجية
بعد صدور التأشيرة، يُستكمل التفويض على تأشيرة العمل إلكترونيًا عبر منصة خدمات التأشيرات التابعة لوزارة الخارجية، عند انطباق هذا الإجراء على الطلب.
5. استكمال إجراءات الموظف خارج المملكة
بعد استكمال إجراءات إصدار التأشيرة من جانب المنشأة، ينتقل الإجراء إلى الخطوات المطلوبة من الموظف والجهات المختصة في بلده، والتي قد تشمل تجهيز المستندات اللازمة، والفحوصات الطبية، واستكمال إجراءات التأشيرة.
لذلك، من المهم أن تتواصل الشركة مع الموظف وتوضح له المتطلبات المطلوبة ومراحل الإجراء، مع التحقق من التعليمات الرسمية الخاصة ببلد التقديم قبل تحديد موعد مباشر لبدء العمل.
ماذا يحدث بعد وصول الموظف إلى السعودية؟
لا تنتهي مسؤولية الشركة عند صدور التأشيرة أو وصول الموظف إلى المملكة، بل يجب استكمال الإجراءات النظامية اللازمة لبدء العمل والإقامة.
وتشمل هذه المرحلة بالترتيب، بحسب الحالة، ما يلي:
- الفحوصات الطبية
- التأمين الطبي
- إصدار رخصة العمل
- إصدار الإقامة
- استكمال إجراءات الموارد البشرية
وتؤكد وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ضرورة إصدار رخصة العمل للموظف الوافد خلال أول 90 يومًا من دخوله المملكة. لذلك، ينبغي أن تضع الشركة جدولًا زمنيًا واضحًا للإجراءات.
ما الأسباب التي قد تؤخر استخراج تأشيرة العمل؟
قد تواجه الشركات تأخيرًا في إجراءات الاستقدام بسبب عدم التحقق من بعض المتطلبات قبل تقديم الطلب، أو عدم متابعة الإجراءات بعد تقديمه. ومن أبرز الأسباب التي يجب مراجعتها:
- عدم جاهزية المنشأة: مثل انتهاء بعض التراخيص أو عدم استيفاء شروط الخدمة المطلوبة.
- عدم التحقق من رصيد التأشيرات: البدء في إجراءات الإصدار قبل التأكد من توفر الرصيد اللازم أو استكمال متطلبات الحصول عليه.
- عدم دقة البيانات: وجود اختلافات في بيانات المنشأة أو الموظف أو المعلومات المقدمة للطلب.
- تأخر استكمال المتطلبات: التأخر في تقديم المستندات والإجراءات الإضافية المطلوبة.
- ضعف التنسيق بين الأطراف المعنية: عدم وضوح المسؤوليات بين الموارد البشرية والعلاقات الحكومية والموظف.
كيف تسهم الموارد البشرية والعلاقات الحكومية في تسهيل الاستقدام؟
عندما تتعدد الجهات التي تمر بها الإجراءات، ويشترك فيها فريق الموارد البشرية والفريق المالي والإدارة، يصبح التنسيق نفسه تحديًا.
فمهمة الموارد البشرية هي تجهيز المعلومات المتعلقة بالوظيفة وعقد العمل، والتنسيق مع الموظف لاستكمال متطلباته. أما العلاقات الحكومية، فتتولى متابعة الإجراءات الحكومية ذات الصلة، والتحقق من متطلبات الخدمات المتاحة، وتقديم الطلبات ومتابعة حالتها، والتنسيق لاستكمال الإجراءات.
يساعد التنسيق بين الفريقين على ربط الاحتياج الوظيفي بالإجراءات النظامية، وتحديد المسؤوليات والمواعيد، ومعالجة الملاحظات في وقت مبكر. كما يساعد التخطيط على وصول الموظف في الوقت المحدد ومباشرته العمل.
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
