إذا بحثت عن «مدد توثيق العقود» فإليك الإجابة المختصرة: يصبح العقد موثقًا حين يوافق عليه الموظف من حسابه في قوى أفراد، ويُحفظ العقد الموثق في قوى. ودور مدد الأساسي الرواتب وملفات حماية الأجور، وقد أتاحت أيضًا خدمة للعقود مرتبطة بقوى، لكن الموافقة تتم في قوى.
والتداخل بين المنصتين حقيقي؛ فكلتاهما تخدم أصحاب العمل، وكلتاهما تتعامل مع أجر الموظف، وكثيرًا ما يستخدمهما فريق الموارد البشرية في الأسبوع نفسه. يشرح هذا الدليل دور كل منصة، وخطوات توثيق العقد في قوى، وأهمية التوثيق، والأخطاء التي تؤخره في الغالب.
ما معنى توثيق العقود؟
توثيق العقود يعني تسجيل عقد العمل إلكترونيًا في منصة قوى، منصة الخدمات العمالية التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، بموافقة الطرفين. فالعقد الورقي الموقع في المكتب يظل اتفاقًا بين الطرفين، لكن العقد الموثق محفوظ في المنصة، وشروطه ظاهرة لصاحب العمل والموظف، وحالته واضحة.
ويسجل العقد الشروط الأساسية: الوظيفة، والأجر ومكوناته، ونوع العقد وتواريخه، والشروط الأخرى التي تطلبها المنصة. ويرى الطرفان النسخة نفسها، وهذا يزيل مصدرًا شائعًا للخلاف: نسختان من العقد «نفسه» تقول كل منهما شيئًا مختلفًا.
قوى ومدد: ما دور كل منصة؟
أسهل طريقة للتفريق بينهما أن تنظر إلى العقد والراتب بوصفهما أمرين منفصلين:
- منصة قوى تختص بعلاقة العمل: خدمات المنشأة، ورخص العمل، والعقود. وفيها يوافق الموظف على العقد، ويُحفظ العقد الموثق ويُطّلع عليه.
- منصة مدد تختص أساسًا بالرواتب: إعداد الرواتب ورفع ملفات حماية الأجور التي تبين ما دُفع لكل عامل. وقد أتاحت أيضًا خدمة للعقود مرتبطة بقوى، فبعض المنشآت تبدأ العقد منها.
وتلتقي المنصتان عند الأجر؛ فالأجر المكتوب في العقد الموثق في قوى، والأجر المسجل لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، والأجر المدفوع فعلًا والمرفوع عبر مدد، ينبغي أن تتطابق. وإذا اختلفت فتحت المنشأة على نفسها باب الأسئلة والمخالفات. وأيًا كانت المنصة التي تبدأ منها العقد، فإن التوثيق يكتمل حين يوافق العامل عليه في قوى.
خطوات توثيق العقد في منصة قوى
من جهة صاحب العمل
- سجّل الدخول إلى قوى أعمال بمستخدم لديه صلاحية إدارة العقود في المنشأة.
- اختر المنشأة، ثم افتح خدمة إدارة العقود.
- أنشئ عقدًا جديدًا للموظف، أو افتح العقد القائم إذا كنت تريد تحديثه.
- أدخل بيانات الموظف أو راجعها، والمسمى الوظيفي، والأجر ومكوناته، ونوع العقد (محدد المدة أو غير محدد المدة)، وتاريخ المباشرة، والشروط الأخرى التي يطلبها النموذج.
- راجع كل حقل مقابل خطاب العرض الوظيفي وبيانات رخصة العمل وسجل الرواتب، ثم أرسل العقد إلى الموظف.
من جهة الموظف
- يسجل الموظف الدخول إلى حسابه في قوى أفراد.
- يفتح العقد الذي أرسلته المنشأة ويقرأ شروطه.
- يوافق على العقد، أو يرفضه إذا وجد فيه خطأ حتى يصححه صاحب العمل.
- بعد الموافقة تظهر حالة العقد موثقًا، ويستطيع الطرفان الاطلاع عليه في المنصة.
وإذا كانت منشأتك تبدأ العقود عبر خدمة العقود في مدد، فاتبع الخطوات التي تعرضها مدد، وتظل موافقة الموظف في قوى. وقد تتغير شاشات المنصتين وأسماء خدماتهما، فاتبع ما تعرضه كل منهما يوم التنفيذ. وإذا رفض الموظف العقد صححه صاحب العمل وأعاد إرساله. وحين يتغير أحد شروط العقد لاحقًا، كزيادة الأجر أو تغيير المسمى الوظيفي، يحدّث صاحب العمل العقد في قوى ويوافق الموظف على التحديث بالطريقة نفسها.
لماذا يهم توثيق العقد؟
- إثبات الشروط المتفق عليها: العقد الموثق سجل وافق عليه الطرفان، وهذا يفيد إن وقع خلاف حول الوظيفة أو الأجر أو التواريخ.
- نسخة واحدة معتمدة: يرى صاحب العمل والموظف العقد نفسه في المنصة نفسها.
- خدمات تعتمد عليه: عدد من الخدمات العمالية يعتمد على بيانات العقود في قوى، فالعقود الناقصة أو غير المحدّثة قد تؤخر طلبات المنشأة أو العامل. وتعرض قوى متطلبات كل خدمة عند استخدامها.
- رواتب وامتثال أوضح: حين يتطابق العقد وسجل التأمينات الاجتماعية وملف الرواتب في مدد، تصبح المراجعة والتفتيش أسهل.
البيانات والمستندات المطلوب تجهيزها
يكون التوثيق سريعًا حين تكون البيانات جاهزة. اجمع قبل البدء:
- رقم هوية الموظف أو إقامته وبياناته الشخصية الصحيحة.
- خطاب العرض الوظيفي الموقع، أو الموافقة الداخلية على التعيين أو التعديل.
- المسمى الوظيفي، متسقًا مع المهنة المسجلة للعامل غير السعودي.
- الأجر مقسمًا إلى مكوناته التي تدفعها، بالطريقة نفسها التي يدفعها بها قسم الرواتب.
- نوع العقد، وتاريخ المباشرة، وتاريخ الانتهاء إن كان العقد محدد المدة.
- ساعات العمل والإجازات وأي شروط أخرى اتفقتم عليها.
- صلاحية الدخول للشخص الذي سينشئ العقد، بالصلاحيات المناسبة في قوى أعمال.
أخطاء شائعة وطرق تجنبها
- اعتبار ملف الأجور عقدًا: رفع ملف الأجور إلى مدد لا يوثق العقد. وسواء بدأ العقد في قوى أو عبر خدمة العقود في مدد، فإنه يصبح موثقًا حين يوافق عليه الموظف في قوى.
- أجر غير متطابق: إذا أظهر العقد أجرًا، والتأمينات الاجتماعية أجرًا آخر، والرواتب أجرًا ثالثًا، فصحح المصدر وحدّث السجلات حتى تتفق.
- الموظف لا يوافق أبدًا: كثير من العقود تبقى معلقة لأن الموظف لم يعلم أن عقدًا ينتظره. اطلب من الموظفين الجدد مراجعة حساباتهم في قوى أفراد والموافقة أو طرح أسئلتهم.
- الموافقة دون قراءة: اطلب من الموظفين قراءة العقد قبل الموافقة عليه، فالموافقة السريعة التي تتبعها شكوى لا تفيد أحدًا.
- عدم التحديث بعد التغيير: الزيادة أو الترقية أو تغيير نوع العقد ينبغي أن تظهر في العقد على قوى، لا في الرواتب وحدها.
- نوع عقد أو تواريخ خاطئة: اختيار العقد محدد المدة بدل غير محدد المدة، أو إدخال تاريخ مباشرة خاطئ، يؤثر لاحقًا في الإشعار وحساب مكافأة نهاية الخدمة وحقوق أخرى.
- نقص صلاحيات المستخدم: إذا لم يتمكن الشخص المعني من رؤية الخدمة، فعلى مالك المنشأة أو مديرها في المنصة منحه الصلاحية في قوى أعمال.
أسئلة شائعة
هل يمكن توثيق عقد العمل في منصة مدد؟
أتاحت مدد خدمة للعقود مرتبطة بقوى، فبعض أصحاب العمل يبدؤون العقد منها. وفي الحالتين يكتمل التوثيق حين يوافق الموظف في قوى. راجع كل منصة لمعرفة ما تتيحه حاليًا لمنشأتك.
كيف يوافق الموظف على العقد؟
يسجل الدخول إلى حسابه في قوى أفراد، ويفتح العقد الذي أرسلته المنشأة، ويقرؤه، ثم يوافق عليه أو يرفضه.
ماذا يحدث إذا رفض الموظف العقد؟
لا يوثق العقد. يراجع صاحب العمل سبب الرفض مع الموظف، ويصحح العقد في قوى، ثم يعيد إرساله.
هل أحتاج إلى توثيق العقد من جديد بعد زيادة الراتب؟
حدّث العقد في قوى ليعكس الشروط الجديدة، ثم يوافق الموظف على التحديث. واحرص على أن يتماشى سجل الرواتب والأجر المسجل في التأمينات الاجتماعية مع التغيير.
هل يظل العقد الورقي صالحًا؟
العقد المكتوب الموقع يظل اتفاقًا بين الطرفين، والتوثيق يسجله في قوى بموافقة الطرفين، فيصبح إثباته أسهل والاعتماد عليه في الخدمات التي تستخدم بيانات العقود أيسر.
وإذا كانت لدى منشأتك عقود معلقة أو غير محدّثة متراكمة، يمكن لفريق انوفانت مساعدتك في مراجعة البيانات وتخطيط تصحيحها.
اقرأ أيضاً: نموذج عقد شراكة بين طرفين: البنود الأساسية وصيغة مرتبة · فترة الإشعار في نظام العمل السعودي: المدد والأجر والتوثيق · عقد العمل الموحد في السعودية: نموذج عقد العمل وخطوات توثيقه
احجز استشارة مجانية مع أحد مستشاري انوفانت.
